Почему необходимо планировать все | Vogue Russia
Как организовать свою работу, чтобы все успеть и при этом не перегореть — с этим непростым вопросом мы сталкиваемся каждый день в попытках найти внутренний баланс. В новой книге «Гид HBR. Как стать продуктивнее» от издательства «Альпина Паблишер» специалисты предлагают свои авторские методы и идеи на тему повышения своей продуктивности.
Элизабет Грейс Сондерс, тренер по тайм-менеджменту и основатель Real Life E Time Coaching & Training, советует начать с грамотного планирования. А ниже рассказывает, почему именно с него.
Вы можете ненавидеть планирование, но вам все равно придется им заняться
Некоторые очень умные люди, которых я знаю, никак не могут заставить себя делать одну вещь: планировать работу. Они исключительно хорошо умеют анализировать информацию о самых разных вещах — от производственных процессов до ценных бумаг и элементарных частиц. Но когда дело доходит до управления их собственным временем или составления плана большого проекта, они всеми силами пытаются от этого уклониться.
Их блестящий ум пасует перед такой задачей.
Одна из причин этой проблемы состоит в том, что эти люди намного дольше, чем все прочие, могут справляться со своими задачами безо всякого планирования. Ведь они обладают харизмой, умеют собраться, сделать очень многое за ограниченное время и в последний момент выдать достойный результат — ну или по крайней мере смогут найти способ добиться отсрочки. Если человек живет так годами, не испытывая больших проблем, у него не возникнет потребность что-то изменить.
Популярное
Но если обстоятельства вдруг станут более жесткими — человек получит новую должность, и ему не будет хватать людей, или он вступит в брак, или заведет детей, — тогда жизнь без планирования и четко определенных схем в лучшем случае может стать для него слишком утомительной, а в худшем — сделать его глубоко несчастным. И в какой-то момент человек решит, что составление планов и схем стоит потраченных усилий. Основываясь на своем опыте работы с клиентами, я могу сообщить вам несколько не слишком приятных истин.
Их необходимо принять, прежде чем двигаться вперед. Но когда вы их примете и сделаете планирование своей привычкой, то сможете обеспечить себе более счастливую, здоровую и продуктивную жизнь.
Планирование болезненно — по крайней мере вначале
Если ваш мозг плохо настроен на планирование, то, начав им заниматься, вы будете испытывать настоящую боль. Это все равно что приступить к тренировкам, напрягая мышцы, о существовании которых вы раньше даже не догадывались. Но по мере того, как планирование начнет входить у вас в привычку, боль будет проходить. И чем больше позитивного подкрепления вы получите, тем больше будете этим заниматься.
Популярное
Вот, например, как описывает стресс и воодушевление при планировании Камиль Фурнье, которая была техническим директором Rent the Runway. Впервые начав планировать свои проекты, Камиль испытала стресс и разочарование: босс критиковал ее планы во всех случаях, когда существовала хотя бы какая-то неопределенность или риск.
Он требовал, чтобы Фурнье переделала планы. «Это было ужасно, — вспоминает Камиль, — процесс вызывал у меня глубокое отчаяние и раздражение. Тем не менее в итоге мы разбили этот большой проект на удобоваримые кусочки, и я смогла успешно осуществить масштабные архитектурные изменения, практически не отступив от графика, — хотя это и было очень сложно. Я не забыла негативные эмоции, которые испытывала вначале, но я также прекрасно помню ощущение сильного воодушевления, которое в результате дало мне планирование».
В некоторых случаях планирование получается лучше, если вы занимаетесь этим не в одиночку. Подумайте о том, чтобы заняться планированием крупного проекта в команде или хотя бы с кем-то из коллег. Можно облегчить процесс, разбив поставленные на месяц цели на недельные «отрезки», если это позволяет сделать численность вашей команды и способность ее членов выполнять обязанности друг друга.
Популярное
Планирование занимает больше времени, чем вам кажется (так же как и работа)
Планирование дел на неделю занимает обычно 30–60 минут, но для планирования проектов требуется гораздо больше времени.
Тому, кто не привык планировать, может показаться, что это слишком долго. Но люди, осознавшие все преимущества грамотного планирования, понимают: каждый потраченный на это час способен сделать последующие сотни часов вдумчивой работы менее напряженными и более продуктивными.
Кроме того, планируя, вы сможете понять, сколько времени на самом деле займет предстоящая работа. Вы можете расстроиться, обнаружив, что реальность отличается от ваших представлений. К тому же планирование не означает, что все у вас будет получаться строго по графику. Однако оно позволяет вам вовремя, еще на раннем этапе, увидеть, если что-то пошло не так, принять нужные меры и не зайти в тупик позже.
С планированием все обычно получается лучше
При планировании вам откроется неприятная правда о том, каких усилий вам будет стоить осуществление всего проекта или даже выполнение недельного объема работы. Вероятно, вначале вам это не понравится: ведь придется покинуть приятный воображаемый мир, где ваше время не ограничено, где вы можете выполнить разом весь объем сложной работы и сделать всех счастливыми.
Но чем раньше вы узнаете истину, тем скорее обретете способность корректировать свои ожидания или привлекать необходимые ресурсы. Вы сможете уверенно устанавливать рамки и решать, что сделать сегодня, а что — завтра: ведь вы будете полностью осознавать свои возможности и приоритеты. Так вы добьетесь максимальной производительности, будете ставить себе реалистичные цели и реализовывать собственные идеи.
Популярное
Планирование — как канарейка
Когда-то шахтеры брали с собой в шахту канареек: птички служили им чем-то вроде аварийной сигнализации. Если канарейки умирали, это означало, что в шахте начинают скапливаться вредные вещества и людям пора подниматься на поверхность. Планирование может быть такой же «сигнализацией»: если вы значительно отклонились от плана, значит, что-то идет не так и нуждается в коррекции. Наличие плана и постоянная сверка с ним позволит осуществлять эту коррекцию, прежде чем вы столкнетесь с большими проблемами, работая над проектом или выполняя другие обязанности.
Чаще всего те, кто не любят планировать, очень быстро перестают сверяться с планом: они считают, что все и так под контролем. В итоге они скатываются по наклонной плоскости. Придерживаться плана и корректировать свои действия в соответствии с ним не менее важно, чем получить конечный продукт, потому что это обеспечивает стабильность процесса. Если вы не будете следить за канарейкой, вероятность провала значительно возрастет — просто потому, что вы можете пропустить важные сигналы.
Планировать трудно, это не самая приятная в мире работа. Но вам придется уделять ей больше внимания. Затраченные на этапе планирования усилия сполна компенсируются увеличением продуктивности и уменьшением стресса. А самое главное — ваша деятельность будет согласовываться с наиболее важными ценностями.
Популярное
Планирование – зачем оно вообще нужно?
Photo from Pixabay.com
Долгое время я ничего не планировала. У меня не было времени, да и не хотелось тратить его на планирование.
Ну, разве что только отпуск – там ведь хочешь не хочешь, а надо и замену себе оставить, и с коллегами согласовать (раньше я была Финансовым Менеджером в крупной иностранной компании). Свои ежедневные дела я не считала нужным планировать: если у меня были встречи и совещания, то они автоматически заносились в календарь, который мне заранее напоминал о них. А свои дела и обязанности я и так наизусть знала – дедлайны не давали о них забыть.
Так что всё, что я делала это периодически заглядывала в свой календарь, чтобы знать когда и какие у меня встречи.
Но вот планировать свои личные дела и задачи мне даже не приходило в голову.
Я жила, ничего не планируя, фактически только одним днём, а своё счастье всё время откладывала на потом: вот, куплю квартиру, выплачу ипотеку, сделаю карьеру, встречу свою половину… время шло, и уже ипотека выплачена, и карьера вроде бы есть, и вторая половина рядом, а того самого счастья, от которого крылья за спиной и желание горы свернуть – всё нет.
А есть постоянная усталость, недовольство собой и неудовлетворённость жизнью.
И я удивлялась, что ничего не происходит уже довольно давно, и этому периоду застоя не видно конца-края. У меня, конечно, бывали такие периоды и раньше, но они всегда как-то быстро заканчивались. И каждый раз, рано или поздно я переходила в новый этап своей жизни. Но это было давно. А этот затык всё продолжался и продолжался, и ничего не сулило его скорой развязки.
В общем, я обнаружила себя в затянувшейся стагнации, а жизнь стала похожа на стоячее болото.
И вроде бы постоянно занята – так, что даже выспаться некогда, вечно что-то делала, работала на износ, бегала изо всех сил, как белка в колесе, но точно как та же белка – оставалась на месте.
Эту иллюзию движения и достижения я создавала себе сама долгое время и верила в неё. И неважно, как сильно я старалась, я могла бежать из последних сил, а всё равно не продвигалась ни на сантиметр!
Надо что-то делать
В результате почти выгорания на работе, как это часто бывает, я ушла в свободное плавание, и, наконец, обрела свободу! Свободу и время, чтобы подумать о своей жизни, о своих истинных мечтах и целях, о том, что я делаю не так, и почему не чувствую удовлетворения от жизни.
Я уже писала об этом в отдельных статьях здесь и здесь. Поиски привели меня в стодневку, которая и помогла понять: чтобы двигаться и чувствовать прогресс в жизни – надо ставить цели и планировать их достижение. Сами цели к тебе на белом коне не прискачут и на блюдечке их тебе тоже никто не принесёт.
Ведь мало просто мечтать, составлять списки ста мечт или визуализировать! Как минимум нужно прилагать хоть какие-то усилия для их достижения.
Для меня сейчас это кажется настолько простым и очевидным, что я понятия не имею, почему я не думала об этом раньше!
Мои первые попытки планирования начались с моей первой стодневкой. Собственно, инициатором моих планов стала та самая таблица маленьких шагов в Экселе, где мы выбирали себе цели на эти сто дней, и каждый день отмечали выполнение этих самых шагов на пути к этим целям.
Сначала я отмечала в ней свои маленькие ежедневные шаги. Затем, в рамках той же стодневки, получила новый инструмент по планированию и попробовала его.
Потом, по рекомендации стодневщиков, прочла книгу «Как привести дела в порядок» или GTD (Getting Things Done) Дэвида Аллена и дальше уже начала делать планы и подводить итоги. И знаете что? Мне понравилось!
Моё планирование
Photo from Unsplash
Ну, конечно, не с первого раза я пришла к тому формату планирования, который у меня сейчас. Пробовала разное – и записи в дневник от руки, и в Excel, и в Evernote, пробовала метод GTD, инструменты стодневки, потом на курсе Елизаветы Бабановой взялась за, так называемую, Карту Дня.
Каждый раз, пробуя новые практики и методы планирования, я смотрела, что мне подходит, а что не очень – что-то выбрасывала из предложенной версии, что-то оставляла, а что-то изменяла.
В итоге у меня родился свой вариант ежедневного планера, где есть по чуть-чуть отовсюду, который меня сейчас вполне устраивает и как мне кажется, покрывает все важные сферы жизни. Он позволяет фокусироваться на главном, видеть свои цели, делать маленькие шаги каждый день, и не даёт забыть о других, менее приоритетных, но тоже важных мелких делах.
Но это ещё не всё
Отдельного внимания заслуживает подведение итогов дня. Ведь можно запланировать много, и можно сделать всё запланированное или нет – здесь важно понять, что и как сделано, а что – нет. И если нет, то почему и что можно улучшить.
Узнать подробнее о моём
Недельном Планере, а также получить его можно здесь.
Возможно, кому-то мой вариант покажется слишком мудрёным и объёмным, и вы скажете, что у вас нет столько времени каждый день всё это писать.
Не торопитесь. Попробуйте.
Если вы уже делаете какие-то утренние практики вроде утренних страниц или медитации – просто впишите «план дня» в свои утренние рутины. Поверьте, это не займёт много времени – минут 5, не больше, а когда это войдёт в привычку, то на это будет требоваться всего пара минут.
Составление плана на день позволяет сфокусироваться на своих целях, посмотреть на свой предстоящий день и запланировать задачи, ведущие к этим целям.
Конечно, в течение дня могут происходить неожиданные события, и иногда из запланированного ты не делаешь даже половины – всякое бывает! Но благодаря плану, ты чётко видишь, где находишься в данный момент и куда движешься. Ну разве ваши цели не стоят пары-тройки минут утром?
Планирование и подведение итогов
Photo from Pixabay.com
Подведение итогов дня я обычно делаю вечером, или, если я знаю, что иду вечером на ужин в ресторан или на тусовку с друзьями – то я делаю это ДО того, как уйти. Потому что после уже будет нереально: слишком поздно, устала, спать хочется и т. д. – проверено на себе, как говорится.
Бывают и дни, когда я не подвожу итоги. По разным причинам: устала, не успела, забыла, просто не захотела в конце концов. Главное, не превращать это в нудное занятие, которое надо сделать во что бы то ни стало. Важно всё делать с удовольствием. Так что в такие дни я себя не пилю и не ругаю, а просто иду дальше.
Однако если такое длится подряд несколько дней – то это непорядок, и надо разобраться что здесь не так.
Почему мне не нравится или не хочется этого делать? Надоело? Может быть, тогда надо придумать новый способ подведения итогов?
Итоги важны.
Именно подведение итогов даёт то самое чувство удовлетворения и ощущения прогресса, когда ты видишь каждый день, что ты продвинулся ещё чуть-чуть на пути к своим целям, сделал ещё один шаг, или завершил ещё один этап. И если вы любите планировать и задавать темп своей жизни, то вы знаете, какой от этого получаешь кайф!
Планирование, помимо самих целей и движения к ним, вырабатывает организованность и дисциплину, а также помогает внедрять новые полезные привычки в свою жизнь.
В общем, если я вас убедила, то приглашаю начать планировать. И предлагаю вам попробовать мои проверенные методы. Начнём с планирования Недели.
Друзья, спасибо, что читаете! Я надеюсь, эта статья и мои планеры окажутся полезными для вас. Если вы ими воспользуетесь – расскажите, понравились ли они вам? Что бы вы изменили?
PS.
Другие статьи по теме планирования:
Моё планирование недели
Планирование дня
Планирование (и оценка)
В этом разделе описывается базовый процесс планирования , который может использоваться для
множество различных видов планирования, разработки стратегии или программы и
планирование проекта. В разделе 3 выше описан подход , основанный на
Логический рамочный подход, который может помочь вам убедиться, что ваше планирование
процесс эффективен. Этот раздел использует этот подход, чтобы предложить полезные базовые
шаги для планирования и дать совет о том, как достичь каждого шага
эффективно. Предыдущий раздел также должен помочь вам адаптировать основные
этапы планирования к различным видам планирования (разработка организационных
стратегии, планов программ или планов проектов).
Более подробная консультация по всем шагам доступна, если нажать на общую
заголовок. Вы также можете получить доступ к советам по любому конкретному шагу, щелкнув значок
направляясь к этому шагу.
Если подход или некоторые используемые термины не
ясно, вам, возможно, придется вернуться и просмотреть некоторые подробные рекомендации
связаны с подходом, описанным в разделе 3 выше.
Основные этапы планирования
Ниже приведены основные шаги, которые можно использовать практически в любом виде
Процесс планирования. Этот процесс следует использовать как часть цикла планирования.
что позволяет постоянно учиться и совершенствоваться. (см. как пользоваться планированием
цикл непрерывного обучения и совершенствования выше.)
Каждый шаг более подробно описан ниже.
щелкните заголовок этого раздела, чтобы получить полное руководство для , как
использовать основные шаги планирования . Это основано на подходе, изложенном в
предыдущий раздел. Если вам нужны только дополнительные советы по конкретному шагу,
идеи о том, как решить каждый из шагов, доступны, если вы нажмете на
заголовок для каждого из шагов.
Эти шаги можно адаптировать для использования в конкретных целях планирования.
Ваш
решение о том, какой процесс планирования вам нужен, скажет вам, насколько
время, которое вы должны выделить, кто должен быть вовлечен, как и в какой момент. (Видеть
рекомендации по как планировать стратегически для некоторых идей по разным
виды планирования.)
Шаг 1. Подготовка к планированию обеспечения обязательств
Важно хорошо подготовиться к любому процессу планирования. Как мы отмечали в
подробные рекомендации по подходу к планированию в разделе выше,
планирование не должно рассматриваться как то, что вы делаете, прежде чем приступить к реальной
работы, а как часть самой «настоящей работы». Это занимает время,
энергии и других ресурсов. Она играет решающую роль в закладывании основы для
эффективное постоянное мышление, действие и достижение. Мы также отметили, что
вовлечение и участие имеют жизненно важное значение для эффективного планирования
процессы. Нам необходимо эффективно подготовиться к планированию, чтобы обеспечить
вид вовлечения и участия, в котором мы нуждаемся.
Мы должны активно строить
приверженность процессу планирования, чтобы люди были готовы дать
время, энергия и ресурсы, необходимые для эффективного планирования. Один из
ошибка, которую совершают многие некоммерческие организации, заключается в недооценке суммы
время и обязательства, необходимые для эффективного планирования. Это обязательство будет
должны исходить от сотрудников и всех других заинтересованных сторон, чье участие мы
необходимо принять решение, чтобы обеспечить успешную реализацию и результаты.
- Типы вопросов, которые вам необходимо обсудить и решить здесь:
- Какое планирование нам нужно сделать?
- Сколько времени мы должны уделять каждому шагу?
- Сколько времени и других ресурсов нам потребуется для всего планирования
процесс? - Нужна ли нам дополнительная информация о прошлом опыте, достижениях или
ситуации, на которую мы надеемся повлиять, прежде чем мы начнем планирование, и, если
Итак, кто это получит, как они это получат, где и от кого? - Кто является нашими ключевыми заинтересованными сторонами (не забывайте о персонале вашей собственной
организация)? - Насколько важно их участие для успешной реализации
наши планы? Насколько важно, чтобы каждая основная группа заинтересованных сторон
понимает и соглашается с планировочными решениями? - Насколько важна и/или влиятельна каждая основная группа заинтересованных сторон? Чья
потребности, интересы и проблемы должны быть приоритетными при планировании
процесс? - Насколько полезным или существенным было бы их участие на каждом этапе
Процесс планирования? - Какое участие будет адекватным для каждой ключевой заинтересованной стороны в
каждый шаг процесса? - Как мы можем получить приверженность процессу планирования, в котором мы нуждаемся, от каждого
ключевая заинтересованная сторона? - Как следует подготовить каждую заинтересованную сторону, чтобы они могли участвовать
эффективно? Какая информация им понадобится заранее? - Нужен ли нам комитет или группа по планированию, чтобы обеспечить выполнение процесса?
плавно? - Когда начнется планирование и какие контрольные сроки мы должны установить для
завершения каждого шага? - Кто будет вести каждую сессию? Кто будет хранить и распространять записи
наших дискуссий? Через какое время после каждого шага должна быть сделана запись
распространен? - Какие другие задачи должны быть выполнены, кем и когда (организация
места, еда, транспорт и т.
д.)? - Какие еще ресурсы нам понадобятся (флипчарты, проекторы,
коки, ручки и бумага, ввод, пресс-стик, поддержка администратора для связи
люди и распространяемые записи дискуссий и т.д.)?
д.)? После того, как вы приняли эти решения, вознамерьтесь участвовать и
подготовили всех, кто должен участвовать, чтобы сделать это эффективно, вы готовы
начать фактический процесс планирования.
нажмите на заголовок для получения дополнительной информации и идей о том, как как
подготовиться к планированию и анализу участия заинтересованных сторон . Также нажмите на Планирование
и оценка должна быть совместной (выше) для идей по , как обеспечить
правильное участие в процессе планирования. Также нажмите на как
систематически планировать (выше) для идей и примера того, что
систематический план включает в себя это поможет вам понять, что вовлечено в
этапы планирования и виды вопросов, которые вам необходимо рассмотреть.
Нажмите на
как планировать стратегически для объяснения различных видов
планирование (организационная стратегия, планирование программ и проектов).
Шаг 2 Проанализируйте ситуацию и потребности
Этот шаг включает в себя сбор и анализ информации, необходимой для
определиться с целью и целью, которая:
- Относится к вашему целевому сообществу;
- Реалистично с точки зрения того, что возможно и может изменить ситуацию;
и - Наиболее эффективный и подходящий вклад с учетом текущего
ситуация, которую вы хотите изменить.
Вам потребуется достаточно информации, чтобы ответить на следующие вопросы.
вопросы путем тщательного анализа:
- С какими основными проблемами сталкивается наше целевое сообщество?
- Какая из этих проблем является ключевой или центральной?
- Каковы причины и последствия этой проблемы?
- Можем ли мы реально надеяться внести значительный вклад в
решение этой проблемы? - Как эта проблема или вопрос влияет на наших основных заинтересованных лиц? Как
они это видят? Каковы их опасения и интересы в отношении
проблема или проблема? - Выиграют или проиграют ключевые заинтересованные стороны от того, что мы возьмемся за это
проблема или проблема? Как это влияет на нашу работу и планирование? - Какой опыт, имеющий отношение к этой проблеме или
вопрос и что мы можем извлечь из него? - На что реально может рассчитывать наша организация? какая
ресурсы и возможности доступны нам внутри и вне нашего
организация? Что это значит для нашего планирования?
Этот шаг в процессе планирования закладывает основу для остальных
Процесс планирования.
Процесс формирования более глубокого понимания
проблема, ситуация и ваша организация важны как для сотрудников
вашей организации и вашего целевого сообщества. Он закладывает основу для совместного
понимание, более эффективные решения и приверженность стратегическим действиям.
Вы будете опираться на размышления, сделанные на этом шаге, в качестве основы для вашего
решения на всех последующих этапах.
На следующих шагах вы будете принимать важные решения, когда выберете:
- Ваша цель четкое заявление о долгосрочных изменениях, которые вы хотели бы
нравится видеть. Обычно это не то, чего вы можете достичь в одиночку, но
важное изменение, которое улучшит жизнь вашего целевого сообщества.
Это долгосрочная цель, в достижение которой, по мнению вашей организации, она должна внести свой вклад.
вызывая. Уточнение этой широкой цели помогает сохранить остальную часть вашего
планирование сосредоточено на том, что внесет реальный вклад в изменение, даже если
это лишь часть более крупного и долгосрочного изменения. - Ваша цель вклад вашей организации в достижение цели
это должно быть четкое заявление о том, что ваша организация совершает
самому добиться. Это должно быть что-то, что сделает важным
вклад в достижение цели. Но, также должно быть
что-то, что ваша организация может реально достичь самостоятельно. - Ваши цели конкретные заявления о том, что должно быть
достигнутые [результаты] вашей организацией для охвата организаций
цель. - Ваша деятельность четкие решения о том, кто, что и кем будет делать
когда для достижения каждой цели.
Каждое из этих решений основывается на ваших предыдущих решениях, но все они
зависит от того, насколько хорошо вы сделали анализ. Анализ поможет вам убедиться
что ваша цель, предназначение, задачи и деятельность актуальны, полезны и
реалистичный.
Следующим шагом является определение цели и задачи, которые имеют отношение к
потребности вашей целевой группы, но также реалистичны в контексте.
Нужды
анализ поможет вам убедиться, что это решение о будущем
ситуация, которую вы хотите вызвать, основана на более глубоком понимании
Проблема, ее причины и следствия.
нажмите на заголовок для получения дополнительной информации и идей о том, как как
анализировать ситуацию и потребности. Сюда входят советы о том, что является целью
сообщество есть; как собирать актуальную и достоверную информацию; анализировать
проблемы; анализировать заинтересованные стороны по отношению к проблеме; и проанализируй свое
организация.
Шаг 3 Расставьте приоритеты и выберите цель и назначение
Принятие решения о цели важно, потому что это говорит вам, какие изменения в
жизни людей, которым вы надеетесь способствовать. Цель – это ясно
заявление о будущей ситуации, о которой вы хотели бы рассказать. Цели
обычно долгосрочные цели, на достижение которых ваша организация не может надеяться
в одиночку, но внесет значительный вклад в достижение цели. Они
расскажите нам, почему мы делаем то, что делаем. Цели также являются конечной основой, на которой вы
оценить достигнутое. Когда вы разрабатываете стратегию для вашего
организации, это очень важное стратегическое решение. Это видение
то, что вы хотели бы видеть, будет направлять все остальное, что вы делаете. Все дальше
планирование программы или проекта должно способствовать достижению этой цели.
Как только мы узнаем, какова ваша цель, вам нужно определиться с целью вашего
организация, зачем мы существуем и какой вклад мы вносим в
достижения цели? Цель – это четкое и конкретное изложение того, что вы
взяться за достижение. Цель должна быть чем-то, что вы реально можете
достичь в результате своей работы. Согласование цели – это четкое определение
стремление к достижению этого результата.
[Если вы разрабатываете организационную стратегию, цель объясняет, почему
ваша организация существует, ее миссия. В планах программы или проекта
Цель должна указывать, чего должна достичь эта программа или проект.
Это должно быть
исходя из общей стратегической цели и предназначения организации в целом
как согласовано в стратегии организации.]
На этом этапе вы будете использовать анализ своих потребностей, чтобы решить:
- В создании какой будущей ситуации вы будете участвовать? какая
самая актуальная цель? Каков наиболее четкий и конкретный способ
постановка этой цели? - Чего вы можете достичь (как организация, программа или проект), что
внесет наиболее весомый и полезный вклад в достижение
цель, о которой вы договорились? Что является наиболее актуальным, но и наиболее реалистичным
цель (для нашей организации, программы или проекта)? - Какие внешние условия должны существовать для достижения цели
и цель? Насколько они важны для вашего успеха. Можете ли вы повлиять
их, и если да, то как (вам нужно будет включить это в свой более поздний
планирование)? Если они важны, маловероятно, но вы не можете
влиять на них, значит ли это, что цель и намерение нереалистичны?
Важно помнить, что вы делаете выбор, когда принимаете решение о
цель и предназначение.
Этот выбор должен быть стратегическим (тщательно
из альтернатив как самые полезные), так как они повлияют на все ваши
дальнейшее планирование. Они также должны быть максимально четкими, чтобы
запись соглашения, которая может направлять ваши дальнейшие решения и действия и быть
используется в качестве основы для оценки ваших достижений. На следующем шаге вы
будет определять четкие конкретные цели, которые позволят вам достичь
ваша цель.
Щелкните заголовок для получения дополнительной информации и советов по , как
выбрать и написать четкую цель и задачу. Если вам нужна дополнительная информация о
отличие цели от намерения, значение внешнего
условиях или в структуре планирования, которую мы используем, щелкните заголовок Планирование
должен быть систематическим выше. Если вам нужна дополнительная информация о разнице
между организационной стратегией, планами программ и проектов и тем, как вы можете
связать их, нажмите на Планирование должно быть стратегическим выше.
Шаг 4. Разработайте четкие конкретные цели
Цели — это конкретные результаты, которых вам необходимо достичь, чтобы достичь цели.
цель. Цели должны быть максимально четкими и конкретными. Им следует
сформулируйте результат, которого вы хотите достичь, а не то, что вы будете делать для его достижения. Этот
помогает вам сосредоточиться на том, каким должен быть эффект от вашей работы, а не только на
виды деятельности. Это также позволяет вам оценить, что было достигнуто с точки зрения
изменения в реальном мире, а не только в том, что вы сделали. Целей должно быть больше
конкретными и конкретными, чем ваша цель, и должны иметь отношение к достижению
ваша цель.
На этом этапе вы будете использовать анализ своих потребностей и согласованную цель и
цель решить:
- Какие конкретные результаты необходимы для достижения вашей цели? Нужды
анализ включал анализ причин и следствий проблемы
Дают ли выявленные вами причины представление о том, что должно измениться, чтобы
для достижения своей цели? Каких целей мы должны достичь, чтобы
достичь цели? - Можно ли сделать ваши цели более конкретными, указав, когда
они должны быть достигнуты, кто должен получить выгоду, сколько или сколько должно быть
достигнуто и насколько хорошо? - Сможете ли вы добиться таких результатов? Если нет, можете ли вы улучшить
ваша способность достигать их, например, путем создания альянсов и
улучшить свой организационный потенциал? Нужно ли ставить цели
принять во внимание эти вещи? (Если вы не можете улучшить свою способность
достижения результатов, которые необходимы для достижения цели, вы будете
нужно вернуться и сделать цель более реалистичной. ) - Какие внешние условия должны существовать, чтобы вы достигли своей цели?
цели эффективно? Насколько вероятно, что они произойдут? Ты можешь сделать что-нибудь
повлиять на ситуацию, чтобы эти условия существовали? (Тебе понадобится
включить эти вещи либо как цели, либо как часть ваших планов на
реализации вашей стратегии.) Если они важны и вряд ли существуют,
но вы не можете на них повлиять, реалистичны ли ваши цели?
) Если у вас есть четкие, конкретные и согласованные цели, вы готовы начать
планирование действий, которые вы предпримете для их достижения. Цель, цель и
Цели лежат в основе этого процесса. Вам нужно будет определиться с
наилучшая стратегия для достижения каждой цели.
Щелкните заголовок для получения дополнительной информации и советов по , как
разработать четкие, конкретные цели.
Шаг 5 Определите альтернативные стратегии и выберите наиболее эффективную
Стратегия
Этот шаг включает в себя поиск наилучшего способа достижения цели.
цели. Стратегия — это выбор, который мы делаем в отношении наилучшего подхода к получению
что-то сделано. Это очень важный шаг. Это позволяет нам избежать только
предполагая, что есть правильный способ что-то сделать, и вынуждает нас
посмотрите на альтернативы, которые мы, возможно, не рассмотрели должным образом раньше. Это
очень важно, если вы хотите найти новые и более эффективные способы выполнения
вещи. Просто делать вещи так, как вы всегда их делаете, может быть не стратегически.
Вы не узнаете, если сознательно не подумаете о других вариантах и не протестируете их.
с открытым сознанием. Самые большие ошибки и растраты в разработке:
сделанные организациями, которые не проверяют свое мышление, чтобы придумать
лучшие и более актуальные стратегии.
На этом этапе вы будете использовать более глубокое понимание проблемы и
потребности заинтересованных сторон, разработанные в ходе анализа ваших потребностей, чтобы принять решение:
- Какие альтернативные способы вы могли бы использовать для достижения каждой цели?
- Какие критерии вы будете использовать для оценки каждой стратегии (например, релевантность,
реалистичные и т. д.), чтобы выбрать наиболее эффективные и реалистичные
альтернатива? - Основываясь на этих критериях, какая стратегия является наиболее эффективной для
достижения каждой цели? - Какие внешние условия должны существовать, чтобы вы могли эффективно
реализовать каждую стратегию? Насколько они важны для вашей стратегии
успех? Насколько вероятно, что они произойдут? Можешь ли ты сделать что-нибудь, чтобы
повлиять на ситуацию так, чтобы эти условия существовали? (Вам нужно будет
включите эти вещи в свою стратегию.) Если они важны и
вряд ли существуют, но вы не можете на них повлиять, такова ваша стратегия
реалистично? - Какие ресурсы понадобятся? Это реалистично?
д.), чтобы выбрать наиболее эффективные и реалистичные После согласования реалистичных и эффективных стратегий достижения каждой
ваших целей, вы готовы приступить к планированию их реализации путем
разработка планов деятельности.
нажмите на заголовок для получения дополнительной информации и рекомендаций по h ow to
определить и альтернативные стратегии и выбрать наиболее эффективную стратегию
для достижения ваших целей.
Шаг 6 Реализация плана
Этот шаг включает детальное планирование того, как вы будете реализовывать
стратегии, которые вы выбрали.
Вы будете использовать решения о наиболее эффективной стратегии для достижения
каждая задача решить:
- Какие основных мероприятия потребуются для реализации каждой стратегии?
- Кто будет отвечать?
- К когда деятельность должна быть завершена? Какие сроки должны быть
установлен? - Какие конкретно ресурсы потребуются для деятельности
требуется для достижения каждой стратегии?
Теперь вы готовы завершить свой план, планируя оценку.
планы, которые вы сделаете на следующем шаге, о том, когда вы будете оценивать, кто будет
участие и то, как вы будете собирать необходимую информацию, должны быть
добавлены в план реализации, который вы только что составили как часть
виды деятельности.
нажмите на заголовок для получения дополнительной информации и советов по как
план реализации. Сюда входит форма, которую вы можете использовать для подведения итогов
ваши планы реализации.
Шаг 7 План оценки
Этот шаг включает в себя планирование того, как вы будете оценивать свой прогресс и что
было успешно достигнуто. Это необходимо сделать на этапе планирования, т.
что он может направлять реализацию, обеспечивая четкую запись соглашений
о том, что означает успешное достижение. Помогает уточнить планы
убедившись, что все понимают, чего вы собираетесь достичь в одном и том же
путь. Это также гарантирует, что у вас есть четкая и согласованная основа для оценки того, что было
фактически достигнутого и вашего прогресса на этом пути. Если вы следовали
систематический подход к планированию, изложенный в предыдущем разделе, вы
уже есть очень полезная основа для отслеживания вашего прогресса и оценки
ваши достижения.
На этом этапе вы будете использовать анализ ваших потребностей и общий план, чтобы, наконец,
решить:
- Какие критерии или индикаторы вы будете использовать для оценки прогресса и
достижения по отношению к вашей цели, предназначению и конкретным задачам; - Когда вы будете следить за прогрессом и оценивать достижения;
- Где и от кого вы получите необходимую информацию;
- Кто должен участвовать в мониторинге прогресса и оценке
достижения; и - Как вы будете собирать необходимую информацию.
Приняв эти решения, вы завершили планирование
процесс. Теперь все, что нужно, — это кратко изложить свой план в аккуратной, ясной,
простой в использовании форме, так что это полезный отчет и руководство для всех тех, кто
будет играть роль в его успешной реализации.
нажмите на заголовок для получения дополнительной информации о как спланировать
оценка. Сюда входят идеи о том, как использовать критерии и индикаторы
успешное достижение.
Шаг 8. Обобщите свой план
Полезно обобщать свой план по ходу работы и постоянно
его всем вместе с кратким изложением обсуждения после завершения каждого
шаг. Это будет означать, что у вас будет четкая запись ваших решений на каждом этапе,
который вы можете использовать на следующем шаге.
Если вы делали это все время и используете Logical Framework
Подход, изложенный в разделе , как планировать систематически , ты
должны иметь полезную запись ваших обсуждений, которую вы можете использовать для:
- Проверьте свое мышление и имеет ли все это смысл;
- Ведите четкую запись решений;
- Руководство по реализации;
- Следите за внешними условиями и вносите коррективы, если ваши предположения неверны
не оказаться точным; - Объясните свои планы донорам или другим лицам, чья помощь и поддержка
вы решаете запросить; - Оценить прогресс и достижения; и
- Проверьте свое предыдущее мышление, когда вы начнете следующий процесс планирования,
и улучшите его на основе знаний, которые вы сделали при реализации
и этапы оценки.
См. раздел о том, как систематически планировать , чтобы получить сводку
формат, который вы можете использовать, чтобы обобщить свои планы.
Введение в планирование
| Подход к планированию
| Практический пример: пример планирования
Как планировать — восемь шагов планирования
| Содействие Семинар по планированиюИндекс планирования
Почему важно планирование? | Малый бизнес
Автор Chron Contributor Обновлено 28 августа 2020 г.
Планирование в бизнесе необходимо для успеха. Когда в компании есть процесс планирования и план, лидеры лучше подготовлены к будущему. Бизнес-план создает фокус для компании, объединяя сотрудников для достижения общих целей. Когда все работают вместе, легче управлять временем и ресурсами, позиционировать компанию для роста.
Планирование и цели
Согласно Руководству по изучению менеджмента, планирование помогает бизнесу определить свои цели. Подготовка к будущему позволяет бизнес-лидерам рассмотреть влияние, которое они хотели бы иметь в компании, и найти способ достичь этого. Когда команда работает вместе над постановкой целей, это позволяет всем быть на одной волне, работая над достижением общей цели. Работники лучше способны распознавать способы работы для достижения целей, а также модели поведения, которых следует избегать и которые могут помешать компании достичь своих целей.
Эффективно управляйте временем
Если компания не знает, чего она добивается, руководители не будут знать, на чем сосредоточить свои усилия. По словам Тима Берри из Bplans, когда бизнес-плана нет, компания часто тратит время на задачи, которые практически не приносят никакой пользы. Планирование позволяет бизнесу определить, какие обязанности являются наиболее важными, чтобы можно было выделить надлежащее время для их выполнения.
Распределение ресурсов
Сотрудники могут обрабатывать только определенное количество проектов одновременно. Наличие плана, определяющего направление развития компании, позволяет менеджерам выбирать задания для сотрудников, над которыми они будут работать, наиболее целесообразно для достижения целей бизнеса. Когда все вместе работают над проектами, которые могут оказать наибольшее влияние, компания находится в лучшем положении для достижения успеха.
Подготовка к неопределенности
Когда у компании есть план, руководство лучше подготовлено к тому, чтобы справиться с неопределенностью. Планы могут быть созданы для обработки возможных будущих сценариев, чтобы компания была готова к любой ситуации со списком ресурсов. Неоднозначные обстоятельства могут привести компанию к краху, но правильная подготовка может стать ключом к тому, чтобы удержаться на плаву в трудные времена.
Расширение существующего бизнеса
Надлежащее планирование позволяет руководству расширять бизнес.