Разное

Порядок мыслей: Как навести порядок в мыслях и делах

admin

Содержание

Как навести порядок в мыслях и делах

16 мая 2017

Продуктивность

Веб-сервисы

Когда в голове роятся тысячи идей, хватаешься то за одну, то за другую. В результате ничего не успеваешь. Разрозненную информацию нужно структурировать и преобразовывать в списки дел, а рутинные задачи — делегировать. Хорошая новость: для этого не нужно устанавливать уйму приложений. Разложить всё по полочкам поможет сервис Goalton.com.

Что такое продуктивность от Goalton

Лайфхакер уже подробно писал об этом замечательном сервисе год назад, и за это время многое изменилось, причём в лучшую сторону. Сервис оброс множеством полезных функций и стал ещё удобнее.

В Goalton всё по-своему красиво и просто: только ты и лист бумаги. Но не простой, а в виде одного из семи шаблонов, который соответствует типу решаемой в данный момент задачи.

Если говорить кратко, то Goalton.com позволяет организовать всё: проекты, идеи, клиентов. Этот облачный сервис помогает существенно повышать как личную продуктивность отдельного человека, так и продуктивность целой команды за счёт использования нескольких простых, но в то же время суперэффективных инструментов.

Ментальные карты

Первый инструмент — это ментальные карты. Составление майндмэпов может здорово разгрузить ваш мозг и перенести разрозненные и вечно скачущие мысли на бумагу. Суть режима ментальной карты состоит в том, что вы задаёте центральную проблему (или цель) и далее в хаотичном порядке пишете всё, что приходит вам в голову и относится к данной теме.

На этом этапе не надо пытаться придать какую-то структуру вашим мыслям — пусть прыгают. Вы просто записываете все идеи, проблемы или задачи и там, где это необходимо, детализируете их.

По мере того как вы будете перекладывать на бумагу свои мысли, они начнут приобретать некую структуру. Электронные майндмэпы удобны тем, что, глядя на получающуюся схему, вы обретаете более ясное понимание картины в целом. Вы всегда можете просто взять нужный элемент мышкой и перетащить его в более правильное место, компонуя задачи по тем логическим признакам, которые нужны именно вам.

Что особенно удобно в Goalton.com, так это возможность использовать режим фокусировки. Если ваша схема становится слишком громоздкой, вы всегда можете переключиться на работу с отдельным её кусочком, временно скрыв другие ветви. Чтобы перейти в фокус, просто нажмите на треугольник в начале задачи.

Иерархическое дерево задач

В Goalton можно одним кликом сменить способ представления данных. Иными словами, вы в любой момент можете превратить свою ментальную схему в чёткий вложенный список задач, и наоборот, трансформировать свой чек-лист в схему.

Подобное решение можно смело назвать уникальным, поскольку такого мы не встречали ещё ни в одном сервисе, а ведь это действительно чрезвычайно удобно. У каждого из нас свой индивидуальный тип мышления: для одного нагляднее выглядит схема, для другого — табличная форма.

В режиме классического аутлайнера (Outline mode) вы можете назначить для каждой задачи ответственного, дедлайн, указать текущий статус задачи. Режим списка будет особенно полезен тем, кто решает бизнес-задачи.

В этом случае вы можете декомпозировать любой элемент, то есть разбивать его на составляющие подзадачи столько раз, сколько будет необходимо. Делайте это до тех пор, пока ваши задачи не станут настолько простыми, что их невозможно будет не выполнить. К счастью, в Goalton нет ограничения на количество вложенных уровней. И да, не забывайте пользоваться режимом фокуса: это действительно здорово помогает сконцентрироваться и найти быстрое решение.

Если часть информации категорически не хочет встраиваться в систему, вы можете занести её в заметки текущего проекта. Это представление вы можете использовать для быстрой записи своих спонтанных мыслей. Сюда удобно копировать ссылки на сайты, вставлять куски текста и даже присоединять к ним картинки для наглядности. В дальнейшем вы также сможете увидеть эти записи в папке Notes, откуда их можно перетаскивать в другие разделы, превращая мысли в конкретные задачи.

Ежедневник

Пожалуй, Goalton не был бы столь популярен, если бы не его знаменитый режим планинга. В режиме ежедневника вы увидите все свои задачи, имеющие конкретный срок, а также сможете создавать новые. Перетаскивая карточки с задачами мышью, вы можете навести полный порядок в своём календаре и взять под контроль как свои задачи, так и задачи, порученные вами членам своей команды.

В ежедневнике удобно реализована система фильтрации задач: вы всегда можете отметить для показа только задачи из нужного вам проекта. Например, таким образом вы можете одним щелчком мыши скрыть служебные задачи и оставить только личные, или наоборот. Можно посмотреть задачи, порученные вам или вами. Если к задаче прикреплен контакт из адресной книги, то прямо здесь вам будет доступна его карточка из встроенной CRM-системы.

Ну а для любителей классических to-do-списков в Goalton.com реализован режим, при котором можно видеть просроченные дела, дела на сегодня, завтра или предстоящую неделю. В общем, довольно просто и удобно.

Канбан-доска

Удивительно, но ребята из Goalton.com смогли реализовать на базе своей платформы и такой сложный инструмент, как канбан. Фактически канбан представляет собой аналог доски для прикрепления карточек с задачами, которые движутся слева направо, проходя заранее определённые этапы.

В данном сервисе вы можете создать неограниченное количество проектов, для каждого из которых можно настроить свои собственные этапы: для работы агентства — одни, для согласования договоров — другие, для Scrum — третьи. Количество этапов в Goalton неограниченно.

Что особенно удобно, вы можете указать для каждого из этапов свой лимит на количество задач, находящихся на этом этапе (Work in progress Limit). Например, вы можете определить, что на этапе разработки может находиться только три задачи. В этом случае система сигнализирует вам о том, что вы пытаетесь перегрузить данного сотрудника, ставя ему четвёртую задачу.

Также можно задать максимальное время нахождения задачи на этапе. Например, для этапа «тестирование» или «согласование» вы можете установить период, равный двум дням, и система будет подсвечивать красным цветом карточки тех задач, которые просрочились и требуют вашего внимания.

Сделки и мини-CRM

Поскольку Goalton в первую очередь рассчитан на решение бизнес-задач, сервис не обошёл стороной и тех, кто работает в стартапах или небольших компаниях, одним словом, всех, кто ведёт учёт своих сделок.

Не секрет, что при попытке продать свой товар коммерсант должен отслеживать, на каком этапе находится та или иная сделка, особенно в случае длинных циклов. В Goalton.com можно создавать сделки и помещать их на канбан-доску по полной аналогично простым задачам.

Разница состоит лишь в том, что, поскольку у сделок есть сумма и дата предполагаемого закрытия, то у пользователя появится возможность получать отчёты за конкретный временной промежуток, а на самой канбан-доске добавится автокалькуляция сумм.

Получается, что в режиме сделок канбан превращается в полноценный и наглядный канал продаж. Это чрезвычайно удобно, поскольку позволяет, бросив беглый взгляд на доску, сразу определить, где скопилась вся потенциальная прибыль. Таким образом вы можете организовать контроль над каналами продаж или вести анализ эффективности работы конкретных менеджеров.

Система позволяет закрывать сделки классическим способом «выиграл — проиграл», а также автоматически регистрирует всю информацию по работе с клиентом во встроенной CRM-системе.

Резюме

Goalton собрал в себе все наиболее эффективные инструменты таск-менеджмента и соединил их в виде удобной экосистемы. Конечно, мы видели реализацию тех или иных аспектов и в других сервисах, но ещё никому не удавалось объединить их вместе и сделать возможной лёгкую трансформацию данных из одного представления в другое.

Если вам нужен полноценный мультитул, чтобы справиться с потоком ваших мыслей и задач, то Goalton.com станет вашим лучшим помощником. Регистрация в сервисе бесплатная, а за 1 доллар в месяц можно получить доступ практически ко всем функциям.

Повысить продуктивность с Goalton

как сохранить способность фокусироваться в информационную эпоху — T&P

Современные технологии постоянно атакуют наш мозг, обрушивая на него небывалые объемы информации. Кто-то верит, что многозадачность возможна, но многие ученые считают, что такой режим общения с окружающим миром совсем не идет нам на пользу. Вопрос в том, как защититься от его побочных эффектов, не превратившись в информационного аскета.

Нейробиолог, музыкант и писатель Дэниэл Левитин из Университета Макгилла недавно презентовал свою новую книгу «The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload» на лекции в Кембриджском университете. И объяснил, почему многозадачность негативно сказывается на нашей продуктивности и как с этим бороться. T&P публикуют основные тезисы его лекции.

Мы действительно живем в эпоху, когда мир оказался перегружен информацией. По оценкам Google, человечество произвело на свет уже около 300 эксабайт информации (это 300 с 18 нулями). Всего лишь 4 года назад количество существующей информации оценивалось в 30 эксабайт. Получается, что за последние несколько лет мы произвели больше информации, чем за всю историю человечества. Каждый день нам приходится обрабатывать в 5 раз больше данных, чем 25–30 лет назад. Это все равно что прочитывать от корки до корки 175 газет в день! Я хочу сказать, что информационная перегрузка — это реальность. Это несоответствие между производимой информацией и нашей способностью ее обработать.

Daniel J. Levitin, «The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload»

Помимо того, что мы пытаемся справиться с эксабайтами информации в сети, мы перегружены новыми ежедневными задачами. Если 30 лет назад путешествия организовывали турагентства, нужный товар в магазине выдавали продавцы, пробивали его кассиры, а вести переписку деловым людям помогали машинистки, то теперь мы вынуждены делать все сами. Множество профессий попросту исчезло. Мы сами бронируем билеты и отели, сами регистрируемся на рейс, сами выбираем продукты и даже сами их пробиваем на стойках самообслуживания. Более того, счета за коммунальные услуги теперь тоже надо добывать самостоятельно на специальном сайте! Например, в Канаде их просто перестали присылать. То есть мы стали выполнять работу за десятерых и при этом еще пытаемся не отстать от собственной жизни: заботиться о детях, родителях, общаться с друзьями, находить время на работу, хобби и любимые телепередачи. В сумме мы тратим около 5 часов в неделю на задачи, которые раньше выполняли за нас другие люди.

Нам кажется, что мы выполняем несколько дел одновременно, что мы многозадачны, но на самом деле это очень большое заблуждение. Эрл Миллер, нейробиолог из Массачусетского технологического института и один из ведущих экспертов в области внимания, утверждает, что наш мозг вовсе не создан для многозадачности. Когда люди думают, что заняты несколькими делами одновременно, они на самом деле просто очень быстро переключаются с одной задачи на другую. И каждый раз на это уходят определенные ресурсы.

Переключая внимание с одной задачи на другую, мозг сжигает глюкозу, которая также нужна для сохранения концентрации. Из-за постоянного переключения топливо быстро расходуется, и мы чувствуем себя уставшими уже через несколько минут, потому что в прямом смысле исчерпали питательные ресурсы мозга. Это ставит под угрозу качество как умственной, так и физической работы.

Кроме того, частое переключение между задачами вызывает чувство тревоги, повышается уровень гормона кортизола, отвечающего за стресс. Это может привести к агрессивному и импульсивному поведению.

Однако от привычки переключаться между задачами сложно избавиться, поскольку каждая новая задача провоцирует выброс допамина, гормона, отвечающего за «вознаграждение» мозга. Таким образом, человек получает удовольствие от переключения, впадает в зависимость от него.

Еще один аргумент в пользу того, что многозадачность не работает, — недавнее исследование нейробиолога из Стэнфорда Расса Полдрака. Он обнаружил, что запоминание информации в режиме многозадачности приводит к тому, что информация сохраняется в неправильном месте. Если дети учат уроки и одновременно смотрят телевизор, то информация из учебников попадает в полосатое тело, отдел мозга, отвечающий за условные рефлексы, поведение и навыки, но не за хранение фактов и идей. Если отвлекающих факторов нет, информация попадает в гипоталамус, где она структурируется и категоризируется по разным критериям, что облегчает доступ к ней в дальнейшем. Таким образом, люди не способны к многозадачности. Это все самообман. Наш мозг обманываться рад, но на самом деле наша работа становится менее творческой и эффективной.

«Не хочу ничего решать» — серьезный сигнал от мозга

Ко всему прочему, многозадачность требует от нас постоянного принятия решений. Ответить на сообщение сейчас или потом? Как на него ответить? Как и где сохранить это сообщение? Продолжать ли работать или сделать перерыв? Все это незначительные решения требуют столько же энергии, сколько важные и значимые, поэтому они так же утомляют мозг. Мы тратим кучу сил на мелкие решения, но есть риск, что мы не сможем сделать правильный выбор, когда это будет необходимо. Мы вроде бы понимаем, что для нас важно, а что нет, но в мозге при этом происходят одинаковые процессы. На решение, какого цвета взять ручку, и на решение, заключать ли договор с той или иной компанией, затрачиваются одинаковые ресурсы.

Безусловно, как бы мы ни стремились избежать выполнения нескольких задач одновременно, совсем уйти от этого не получится. Тем не менее существуют действенные способы навести порядок в собственной голове, стать более продуктивным и получать больше удовольствия от жизни.

Разделите работу на циклы

Что общего у авиадиспетчеров и синхронных переводчиков? Эти профессии очень стрессовые, поскольку требуют постоянного переключения внимания между задачами. Поэтому люди таких профессий работают «циклами» и часто делают небольшие перерывы. На работе нас все больше заваливают письмами, поручениями, звонками. Попробуйте делать 15-минутные перерывы каждый час или два. Можно прогуляться, подышать свежим воздухом. Тогда, вернувшись, вы сможете работать быстрее и эффективнее. Исследования показывают, что переработки снижают эффективность: на работу, требующую 20 минут, уставшие сотрудники тратят час.

Меняйте режим концентрации

Перерывы тесно связаны с двумя режимами внимания, в которых может работать мозг. Первый — это режим концентрации, так называемый central-executive mode, второй — режим «блуждания» (mind-wandering mode). Последний активизируется при чтении литературы, любовании искусством, прогулках или дневном сне. 15 минут в таком режиме позволяют «перезагрузить» мозг и почувствовать себя свежим и отдохнувшим. Мысли в это время просто бессвязно возникают в голове, вы их не контролируете. Надо заставлять себя периодически переходить в режим «блуждания», отключаться от интернета и электронной почты.

Кроме того, у вас наверняка есть задачи, которые требуют большого количества времени на выполнение, и задачи, которым достаточно выделить несколько минут. Не стоит весь день перескакивать с одного типа задач на другой. Лучше выделить на проверку почты определенное время (например, дважды в день) и прочитывать сразу все поступившие сообщения, а не заходить в почту после каждого уведомления.

Принимайте важные решения с утра

Был такой эксперимент: людей пригласили в лабораторию поучаствовать в опросе. Но сначала их засыпали вопросами: какого цвета ручку вы хотите? Черную или синюю? Как расположить лист бумаги? Вертикально или горизонтально? Вы хотите кофе? Две ложки сахара или три? С молоком или без? А после этого раздали опросник, где ставились действительно важные философские проблемы. Большинство людей уже не могло с этим справиться, им нужен был перерыв. Они чувствовали себя уставшими после предшествовавшей серии принятия мелких решений. Вывод из этого эксперимента — важные решения нужно принимать в начале дня.

Создавайте «расширители» мозга

«Расширители» мозга — это все, что переносит информацию из нашей головы в реальный мир: календари, блокноты, списки дел, коробка для ключей в прихожей. Например, если вы слушаете прогноз погоды и диктор объявляет, что завтра будет дождь, то вместо того, чтобы пытаться не забыть взять зонтик, положите его сразу у входной двери. Теперь сама окружающая среда напоминает вам о зонтике. Суть в том, что все эти блоки информации борются за место и ресурсы в нашей голове, сбивая ваши мысли. В итоге вам все сложнее уделять внимание тому, чем вы заняты в настоящий момент.

Живите «в моменте»

Мне кажется, что неправильно физически находиться в одном месте, а мыслями в другом. Но такое часто случается. На работе мы думаем о том, что нужно еще погулять с собакой, забрать ребенка из сада и позвонить тете. А когда оказываемся дома, вспоминаем обо всех не сделанных за день рабочих делах. Я не призываю всех превратиться в роботов, но, я считаю, это важно — уметь выполнять на работе свои задачи и иметь больше времени на отдых, приключения, общение, искусство. Если находиться мыслями в другом месте, то получаешь гораздо меньше удовольствия от жизни. Когда вы общаетесь с человеком, представляйте, что сейчас это единственный человек на земле, отдавайте ему все свое внимание. Тогда и работа, и отдых начнут приносить больше удовольствия.

Не переусердствуйте

Важная вещь в погоне за эффективностью — не потратить слишком много времени на упорядочивание своей жизни. Если вам кажется, что вы и так быстро со всем справляетесь, то не стоит тратить время.

ЗАКАЗАТЬ ВАШИ МЫСЛИ определение | Кембриджский словарь английского языка

Переводы

на китайский (традиционный)

整理思路，理清思緒…

Подробнее

на китайском (упрощенном)

整理思路，理清思绪…

Увидеть больше

Нужен переводчик?

Получите быстрый бесплатный перевод!

 

Обзор

приказать кому-нибудь

заказать что-нибудь в

заказывать что-л.

приемщик заказов

заказать свои мысли идиома

управляемый заказом

получатель заказов

приказчик

приказал

Проверьте свой словарный запас с помощью наших веселых викторин по картинкам

  • {{randomImageQuizHook.copyright1}}
  • {{randomImageQuizHook.copyright2}}

Авторы изображений

Попробуйте пройти викторину

Слово дня

фиолетовый

Соединенное Королевство

Ваш браузер не поддерживает аудио HTML5

/ˌʃrɪŋ. kɪŋ ˈvaɪə.lət/

НАС

Ваш браузер не поддерживает аудио HTML5

/ˌʃrɪŋ.kɪŋ ˈvaɪə.lət/

очень застенчивый или скромный человек, не любящий привлекать к себе внимание

Об этом

Блог

Мотыги и скряги (язык того, как мы тратим)

Подробнее

New Words

продуктивный театр

Больше новых слов