Планировать свой день: Как правильно спланировать свой день

Как правильно спланировать свой день

Сам Макс сейчас использует Things, до этого это у него были Todoist, Wunderlist, OmniFocus. Он советует выбирать планировщик так же, как любимый блокнот. «Нужно, чтобы вам было в нем комфортно, удобно, симпатичненько, были все необходимые функции, которые вам критически важны, и хотелось в этот планировщик заходить», — рассказывает он.

Лучше составлять список дел накануне вечером. Стоит выделить время, чтобы пересмотреть то, что уже удалось выполнить, и разобраться с тем, что предстоит. Вечерний список не обязательно делать очень подробным — можно лишь в общих чертах понять, что вы хотите сделать: получить документ, написать статью.

С утра его можно пересмотреть, конкретизировать и разобраться, в какое время вы будете заниматься этими делами. По словам Макса, вечернее планирование помогает сэкономить время утром и не забыть что-то важное.

Автор книги «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен предлагает использовать правило пяти минут: если что-то можно сделать за пять минут, то лучше это просто сделать, а не записывать. Но Черепица считает, что это не всегда работает: короткие задачи могут занять половину дня, а в конце оказывается, что вы не успели много важного.

Небольшие задачи вроде ответа на письмо стоит тоже записывать и отводить для них время в своем расписании. Это поможет, с одной стороны, не забыть о нем, а с другой — составить верную картину того, чем именно вы занимались. Если весь день вы отвечали на письма, но в итоге не смогли завершить важный проект в срок, вы поймете, что именно пошло не так.

Некоторые люди составляют большие списки дел на день — в них входят не только важные встречи, но и, к примеру, необходимость прочитать статью. Если часть таких дел оказывается не сделанной вовремя, возникает чувство вины. Но иногда нужно признать, что все успеть невозможно, и отложить часть дел на потом, предупредив об этом других, если нужно.

Не стоит также ставить дедлайны к делам, которые этого не требуют. Если вы хотите прочитать книгу или купить новые ботинки, но это не срочно, не назначайте этим делам дедлайн, так вы избежите лишнего разочарования, если не успеете сделать это вовремя.

Хорошая привычка — записывать в ежедневник итоги прошедшего дня. Это позволяет подвести итоги и понять, в каком направлении вы двигаетесь, не потеряли ли вы фокус. Можно завести дневник, составить чек-лист и отмечать в нем то, что удалось сделать, или заранее сделать список вопросов. «Я регулярно отвечаю, как прошел день, что я сегодня понял, что можно было сделать по-другому», — говорит Макс.

Не стоит заставлять себя писать ежедневно — в выходной день можно сделать перерыв, можно найти оптимальное для себя расписание, чтобы поддерживать эту привычку.

Некоторые задачи выглядят такими большими, что подступиться к ним бывает сложно. К примеру, подготовка презентации может занять не один день. Шансы, что пугающая задача «подготовка презентации» будет отложена на потом, довольно велики.

Максим советует дробить такие большие задачи на более мелкие: сначала запланировать набросать черновик, потом подобрать иллюстрации и так далее. Любую большую задачу, которую не хочется делать, можно делить на части до тех пор, пока она не станет маленькой и легкой.

Как планировать свой день, чтобы все успевать: 10 лучших советов

Ежедневно вы можете тратить впустую до 70% времени и более. Из-за прокрастинации вы можете постоянно откладывать на потом даже критически важные дела. Банальная неорганизованность и неумение планировать свой день могут лишить вас успехов в работе, учебе и счастья в жизни в целом.

Технологии тайм-менеджмента вызвали особый интерес в момент, когда люди осознали ценность времени в условиях бешеного темпа современной жизни. Давайте поговорим о том, как планировать свой день – приведем гениальные методики, эффективные советы и даже программы и приложения, которые помогут вам правильно распределять время.

Тайм-менеджмент – что это и зачем

Под тайм-менеджментом понимаются технологии экономии и эффективного использования рабочего и свободного времени. Это направление стало настолько популярным, что сегодня его наиболее перспективным методикам обучаются миллионы сотрудников крупнейших корпораций по всему миру. Тайм-менеджмент предполагает анализ, моделирование стратегии, постановку целей и задач, расстановку приоритетов, реализацию стратегии и контроль над достижением целей.

Обучение специалистов обычно предполагает исследование следующих техник:

• матрица Эйзенхауэра;
• метод Парето;
• метод «Помидора»;
• техника «Хронометраж»;
• АВС-анализ.

Но наиболее эффективным принято считать самоменеджмент. Имеет смысл изучить ключевые техники, понять принципы анализа, расстановки приоритетов и разработки стратегии, после чего взять от них лучшее (на ваш взгляд) и реализовать в собственной концепции. Вам в помощь специальные программы и приложения для эффективного тайм-менеджмента – о лучшем софте мы поговорим далее.

Как правильно планировать свой день? 5 гениальных методик

Эти методики разработаны людьми, которые на деле доказали свою эффективность и способность к планированию. Среди них Бенджамин Франклин, Глеб Архангельский и Стивен Кови. Каждый из них объяснил самому себе и миллионам других людей, как научиться планировать свое время. Приведем 5 методик, которые по праву считаются гениальными.

Не пропустите: Как выучить французский язык с нуля?

Техника Бенджамина Франклина

История Бенджамина Франклина поистине уникальна: будучи сыном простого мыловара, он смог стать ведущим дипломатом, политиком, ученым и публицистом, де-факто участвовал в создании Декларации независимости, конституции США и становлении Соединенных Штатов в целом. Именно его портрет находится на купюре номиналом в 100 долларов. Именно ему приписывают фразу «Время – деньги».

Еще с 20-летнего возраста Бенджамин Франклин создал для себя алгоритм управления временем, которого придерживался на протяжении всей жизни. Его принято называть пирамидой продуктивности или пирамидой Франклина.

В ее основе находятся жизненные ценности – принципы (добродетели), на которые вы ориентируетесь в достижении любых целей. Для себя Бенджамин определил 13 таких ценностей, среди них были трудолюбие, спокойствие, молчаливость и справедливость. Франклин использовал записную книжку, в которой 13 страниц были отведены под жизненные принципы. Он разлиновал ежедневник, и каждый день отмечал победы или поражения на пути к духовному совершенствованию.

Остальные ступени пирамиды Франклина по мере убывания значимости:

1. Глобальные цели – де-факто жизненные цели, наиболее значимые задачи.
2. Генеральные планы – стратегии достижения глобальных целей.
3. Долгосрочные планы – комплекс целей на 3-4 ближайших года.
4. Краткосрочные планы – цели, которых нужно достигнуть в течение 1-12 месяцев.
5. Ежедневное и еженедельное планирование.

В соответствии с этой схемой вам необходимо определиться с принципами и ценностями, которые составляют основу вашего мировосприятия, поставить глобальную цель и разработать стратегию ее достижения. Метод предполагает использование технологий долгосрочного и краткосрочного планирования – проще всего делать это при помощи специальных приложений, но подойдет и обычная записная книжка.

Техника Стивена Кови

Стивен Кови – один из самых популярных тренеров в области тайм-менеджмента, его семинары и курсы востребованы во всем мире. Он же автор множества тематических книг, многие из которых входят в рейтинги наиболее значимой литературы для бизнесменов. Кови считают последователем Франклина, однако ему удалось разработать свою, принципиально новую методику. Автор описал ее в книге «7 навыков высокоэффективных людей» – именно на них базируется техника Стивена Кови.

Какие навыки, по мнению Кови, присущи высокоэффективным людям:

1. Постоянное самосовершенствование.
2. Стремление к выгодному для обеих сторон взаимодействию.
3. Проактивность.
4. Умение слышать и стремление быть услышанным.
5. Четко представление цели любого действия.
6. Мышление победителя.
7. Умение правильно расставлять приоритеты в делах.

Помимо этого Кови предлагает использовать матрицу распределения задач и правильной расстановки приоритетов. Задачи он делит на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Дела последней категории стоит сразу вычеркивать, первой – делать в первую очередь. При этом в день рекомендуется решать порядка 60% важных и срочных задач, а также порядка 40% важных и несрочных.

Техника Тима Ферриса

Тим Феррис – еще один известный коуч, создавший сотни курсов по повышению персональной эффективности. Его метод базируется на 2-х четко сформулированных законах:

1. Закон Парето. Необходимо направить максимум сил на решение действительно важных задач, так как 20% усилий помогают достичь 80% цели, а оставшиеся 80% ваших усилий позволят добиться только 20% результата.
2. Закон Паркинсона. Не отводите на решение одной задачи больше или меньше времени, чем нужно на ее выполнение – работа займет все отведенное на ее выполнение время.

Феррис рекомендует не увеличивать, а сокращать рабочий день. По его мнению, необходимо делать самому лишь самое важное, а все остальное – делегировать. Коуч создал технику планирования «1-3-5», в основе которой лежит принцип выборки дел. В соответствии с этой методикой вам необходимо ежедневно вносить в список дел одну важную задачу, три менее важных и пять мелких дел.

Техника Глеба Архангельского

Метод еще одного известного эксперта в области тайм-менеджмента, который максимально корректно адаптирует зарубежные технологии под отечественные реалии. Глеб Архангельский уделяет особое значение мотивации, правильной постановки целей, планированию и борьбе с прокрастинацией. Его техника базируется на принципах, которые кажутся достаточно простыми:

• утро стоит начинать с «поедания лягушки», то есть с выполнения наиболее скучной и неприятной задачи и только потом переходить к оставшимся делам;
• большие задачи необходимо дробить на мелкие;
• важно использовать эмоциональные привязки – ими могут быть книги, музыка, путешествия и все, что вы любите;
• работу необходимо чередовать с отдыхом, иначе вы быстро перегорите;
• важно научиться делегировать не самые важные задачи.

Архангельский также убежден в том, что повышение персональной эффективности невозможно без здорового сна, регулярной физической активности и душевного отдыха. Если вы постоянно будете работать на пределе, то быстро перегорите. Поэтому так важно отдыхать, уметь делегировать дела и правильно расставлять приоритеты.

Техника Франческо Чирилло

Франческо Чирилло является автором всемирно известного метода тайм-менеджмента Pomodoro (техника «Помидора»). Суть алгоритма предельно проста: всю работу необходимо разделить на «помидоры», каждый из которых содержит 25 минут на достижение задачи и 5 минут на отдых. Все задачи выполняются с использованием обычного таймера.

При этом необходимо заранее составлять список дел и, возможно, вещей, на которые вы планируете отвлекаться во время перерывов. Франческо Чирилло говорил о том, что с этой техникой можно и нужно экспериментировать. Соответственно 25-30 минут – это оптимальная «длительность» для каждого «помидора». Однако вы можете подстраивать продолжительность интервалов «под себя», увеличивая или уменьшая его.

Как научиться планировать свое время: ТОП-10 советов

Эти советы – выжимки из книг популярных коучей и экспертов в области тайм-менеджмента. Де-факто они объясняют, как правильно планировать свой день, находить время на работу и отдых, достигать глобальных целей и одновременно с этим не тратить слишком много сил на само планирование и самоорганизацию.

1. Поймите, куда уходит время

Проведите анализ: вспомните два последних дня в деталях и запишите все, что вы делали, указав примерное количество затраченного на каждую задачу времени. Вы удивитесь тому, что до 5-7 часов в день вы тратите на откровенно бесполезные, неважные и ненужные дела, а также на «сборы», подготовку к делам и банальную прокрастинацию.

2. Изучите основные принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это целая наука, которую достаточно сложно постигнуть в деталях. Однако стоит познакомиться с основными его принципами, ценностями, методиками и технологиями. Почитайте тематические статьи, пробегите глазами книги Стивена Кови или Глеба Архангельского. Не нужно что-то учить и зазубривать – ваш мозг сам вычленит для себя самое важное из прочитанного.

3. Займитесь индивидуальным планированием

Не следуйте шаблонам – берите за основу популярные методики планирования, но подгоняйте их под себя. Как организовать свой день по индивидуальной стратегии? Наблюдайте и экспериментируйте. Так в технике «Помидора» можно делать более короткие или более длинные временные интервалы, а в методе «1-3-5» можно создать схему «1-3-3».

4. Научитесь расстановке приоритетов

Правильно расставляйте приоритеты и делайте в первую очередь то, что важно для вас именно здесь и сейчас, что необходимо для достижения поставленных целей (краткосрочных и долгосрочных). Безжалостно отметайте несрочные и неважные задачи, боритесь с прокрастинацией. В вашем графике не должно остаться бесполезных и неприятных дел.

5. Следуйте составленному плану

Не отклоняйтесь от составленного плана. Если он слишком тяжелый – уменьшите количество дел, добавьте времени на решение задач. Очень важно выполнять все запланированные дела и при этом оставлять достаточно времени на отдых. При серьезных проблемах с дисциплиной сделайте планирование обязательным, даже если оно будет неприятным и покажется неэффективным.

6. Начинайте день с наиболее сложных и неприятных дел

Золотое правило: самые важные, сложные, скучные и неприятные дела необходимо делать сначала и только потом переходить к более приятным и менее важным задачам.

Помните, что 20% времени мы в среднем тратим на решение 80% ежедневных задач. Чем дольше вы откладываете дела на потом и чем менее важные занятия выбираете в начале дня, тем ниже ваша эффективность.

7. Отдыхайте и развлекайтесь

Без отдыха вы быстро перегорите, потеряете мотивацию и приобретете синдром хронической усталости. Чтобы не допустить этого, находите время на развлечения даже при самом плотном графике. Обязательно устраивайте себе приятные выходные и полноценные отпуска. При этом брать выходной стоит каждый раз, когда вы чувствуете в этом реальную необходимость.

8. Создайте условия для повышения персональной эффективности

Важные условия для повышения персональной эффективности – это физическое и моральное здоровье, вдохновение и достаточное количество сил. Высыпайтесь – сон должен составлять минимум 6-7 часов в день. Занимайтесь фитнесом, проводите больше времени на воздухе, получайте максимум положительных эмоций и периодически устраивайте себе психологическую разгрузку.

8. Научитесь говорить «нет»

Масса неважных дел исчезнут из вашего графика, если вы просто научитесь говорить людям «нет». Безотказность – главный враг вашей эффективности. Это не значит, что вы должны перестать помогать – это значит, что вы должны не позволять людям садиться вам на шею и отказываться от дел, которые не хотите, не успеваете и не считаете нужным выполнять.

9. Создайте комфортную обстановку

Приятная атмосфера, удобное рабочее место, эмоциональные привязки вроде музыки и предметов искусства, источники вдохновения, правильное и полноценное питание – все это ключевые составляющие комфортной обстановки, способной значительно повысить вашу эффективность. Добейтесь максимального удобства выполнения стоящих перед вами задач.

5 лучших приложений для тайм-менеджмента

Эти приложения помогут вам понять, как планировать свой день, чтобы все успевать. Они оптимизируют и ускоряют сам процесс планирования. Более того, программы обладают массой дополнительных функций – многие из них способны к обучению, что позволяет им автоматически подстраиваться под ваш график и индивидуальные особенности вашего тайм-менеджмента. ТОП-5 приложений для планирования дня по версии экспертов и рейтингов Рунета:

1. TimeTune – гибкий планировщик времени, который позволяет создавать даже нестандартные графики (это особенно удобно, если вы работаете посменно, имеете плавающий график или являетесь фрилансером). Приложение также помогает анализировать расход времени.
2. Pomodoro Timer – удобное приложение для планирования времени по технике «Помидора», которое, по сути, представляет собой сочетание таймера и записной книжки.
3. TickTick – универсальный планировщик, который помогает рассчитывать время, составлять структурированные списки дел и вести заметки.
4. Sectograph – приложение для краткосрочного и долгосрочного планирования с гибким таймером и удобной системой напоминаний.
5. aTimeLogger – эффективный инструмент анализа затраченного времени, который наглядно продемонстрирует объемы дел и затраченного на них времени в графическом режиме.

Где научиться работе в Excel: ТОП-7 онлайн курсов по Excel для начинающих

Рекомендуем тестировать планировщики и подбирать оптимальную программу с учетом индивидуальных особенностей вашего планирования. Разработчики создали сотни приложений, каждое из них обладает своими фишками и преимуществами. Среди программ есть масса планировщиков для детей и взрослых, для работы и жизни в целом. Используйте их, чтобы максимально облегчить процесс планирования.

Резюме

Как научиться планировать свое время и все успевать? Прежде всего, проведите анализ и расставьте приоритеты в задачах. Вы поймете, как много времени уходит на совершенно ненужные и бесполезные дела. Рассортируйте задачи, очистите их от мусора. Научитесь планированию и грамотной постановке целей, воспитайте в себе внутреннюю дисциплину. Обязательно используйте специальные приложения и программы, которые помогут организовать ваш день и правильно планировать время.

Автор статьи

Редактор портала Info-Profi, преподаватель истории и обществознания со стажем 22 года. По второму образованию юрист.

Написано статей

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день. 

• Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам. 

• Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон. 
• В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
• Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

• синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку. 

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например «спланировать траты на месяц», а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других.  

• Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму. 

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

• В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать. 

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос, 

в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:

«Я никогда не выполняю план…» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась. 

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

• Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения. 

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете

в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

• Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец! 

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

1. План на день.
2. Краткосрочный план на недели или месяцы.
3. Долгосрочный план на годы.
4. Генеральный план достижения глобальной цели.
5. Глобальная жизненная цель.
6. Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.

• Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

1. План на день.
2. План на неделю / месяц.
3. План на год / несколько лет.

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач

Цель должна быть:

• Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
• Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
• Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
• Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
• Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель. 

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении. 

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

• К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.

Расписание вебинаров

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения. 

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

Как правильно планировать свой день [Пример от бизнесмена]

Как я пришел к планированию

Идея о том, что пора начать управлять своей жизнью, пришла ко мне в голову в тот момент, когда мой распорядок дня был максимально сумбурным. 

Я просыпался в полдень и хватал телефон, чтобы прочитать сообщения о работе: клиенты, сотрудники, контрагенты — все будто бы ждали, когда я проснусь и примусь решать проблемы. С тяжелой от огромного числа задач я принимался за завтрак. Параллельно обдумывал деловые вопросы, игнорируя жену. По дороге на работу меня мучила совесть, что я снова вел себя как сухарь. На работе время пролетало незаметно — разобраться с накопившимися делами удавалось лишь к полуночи.

Выжатый как лимон, отправлялся домой, катая спортивную сумку на заднем сиденье «вхолостую». Какая тут тренировка: добраться до постели после такого дня — тот еще фитнес. Дома сил хватало лишь на то, чтобы поужинать, рассеянно слушая жену, и лечь спать. 

В какой-то момент я понял, что так продолжаться не может: в такой суматохе я не успеваю ни уделить времени родным, ни эффективно работать. 

Мой хороший знакомый посоветовал начать вести планы и поработать над распорядком дня. Скажу честно, на тот момент я относился ко всему этому очень скептично. Зачем нужно тратить время на прописывание дел, если они и так все у меня в голове? Но ситуация была критичная, пришлось переступить через себя.

На первые мои планы без слез не взглянешь — а уж если вспомнить, как я их писал, становится совсем грустно. Никто ведь никогда не говорил мне, как нужно составлять планы и распределять задачи. 

Планирование, как 4 параллельных операции

Только со временем я понял, что вся работа по планированию делится на 4 фронта:

• Расстановка приоритетов. Важно научиться определять, какие задачи требуют внимания, какие могут решиться сами, какие можно делегировать или отложить «на потом». Чтобы классифицировать все дела по этим группам, важно относиться ко всему максимально критично, «взвешивать» затраченные усилия и результат.
• Выбор важных задач. Выбрав приоритеты, можно перейти к их дроблению на операции, выполняемые в рамках одного дня. При этой работе в ход идет учет конкретных обстоятельств — позволит ли грядущий день реализовать запланированное или нет.
• Поиск лучших путей их решения. При планировании нужно не только определять, что сделать, но и продумывать, как это выполнить. Выбрать рациональные пути можно только, взглянув на весь массив предстоящей работы.
• Поиск занятости в свободное время. Если вдруг у Вас освободится пара часов на работе, Вы застрянете в пробке или придется подождать жену из салона, чем Вы займетесь? На случай подобных нецелесообразных простоев стоит оставлять пару-тройку актуальных занятий.

Выполнив все 4 операции, Вы получите лишь набросок задач, а не четкий структурированный план. Чтобы получить подробное руководство к действию, придется изучить теорию тайм-менеджмента.

Методы планирования рабочего дня

Управлением временем занимались многие ученые, практически каждый из них разрабатывал особую методику или свод «законов». Изучение всех этих трудов — задача, которая может существенно «утяжелить» список Ваших дел. Но Вам и не нужно тратить на это время и силы — Вы можете воспользоваться списком ведущих методов планирования, которые я выделил для себя. 

Метод Бенджамина Франклина

Когда-то дружок, изображенный на стодолларовой купюре, задумался над системой организации времени, благодаря чему мы получили знаменитую Пирамиду Франклина или продуктивности. 

Основание этой пирамиды составляют жизненные ценности — моральные ориентиры, которые Вы используете в решении всех задач. Вас список должен зависеть от Ваших личностных взглядов на жизнь и Ваше идеализированное ее представление.

Чтобы систематизировать работу над собой, Франклин завел специальный блокнот, каждая страница которого была выделена под каждую добродетель и разлинована на 7 столбцов и 13 горизонтальных линий — по количеству жизненных ценностей. Каждый день он сосредотачивал свои усилия на одной из добродетелей, а по вечерам отмечал совершенные промахи. 

Базируясь на жизненных принципах, глобальная цель позволяет ответить на вопрос: «Чего я хочу добиться через N лет?». Логика простая: чтобы получить что-то через несколько лет, нужно работать для этого уже сегодня. 

Соответственно, далее Бенджамин Франклин предполагает еще большие уточнения: 

• генеральный план по достижению глобальной цели;
• долгосрочный план на ближайшие 3–5 лет;
• краткосрочный план на ближайший год, полгода, месяц;
• планирование на неделю и день.

Так, каждый ежедневный план должен постепенно приближать Вас к реализации заветной цели.

Джедайская техника пустого инбокса

Для тех, кто не готов структурировать свои задачи и определять их приоритет, подойдет техника, разработанная бизнес-тренером Максимом Дорофеевым. Ее можно назвать своеобразной модификацией метода Getting Things Done.

В ее основе лежат «инбоксы» — задачи, которые требуют каких-либо действий или принятий решений. Когда входящих инбоксов слишком много, мозг не может полностью расслабиться, но и не может продуктивно работать. Подобный феномен подробно изучался гештальтпсихологией.

Работать по джедайской технике нужно по следующим правилам:

• Все задачи, идеи, планы выносить в отдельный список — инбокс.
• Инбоксов не должно быть много — в идеале он должен быть один. Если же Вы желаете нужным, можете разделить личную жизнь и работу, например.
• С появлением новых задач инбокс пополняется. Выполненные задачи удаляются из списка.
• Периодически инбокс необходимо просматривать и актуализировать, удаляя старые и добавляя новые задачи. 

Подобная технология предполагает только 2 возможных статуса задач — важные и те, которые можно игнорировать, делегировать, откладывать. Как только Вы заканчиваете выполнение какой-либо задачи, стоит обратиться в инбокс, чтобы выбрать очередную. 

Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — автор книги «Как работать по четыре часа в неделю и при этом не торчать в офисе „от звонка до звонка“ и богатеть» — разработал собственный метод управления временем. Базируется он на двух постулатах:

• Закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. 
• Закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

Автор утверждает, что увеличивая продолжительность рабочего дня, большей эффективности не добиться. Напротив, время на работу нужно постоянно нещадно сокращать, фокусируясь только на самых важных задачах.

Соответствуя данной методике, список дел должен содержать всего 9 задач: одно важное дело, три средних и пять небольших. Задачи разделены по срочности и сложности, что позволяет избавиться от стресса и суматохи.

Этот метод подойдет тем, кто не может работать по to-do-спискам. Чтобы организовать свою жизнь, просто стройте свой день так, чтобы 20% времени уходило на самые важные дела. 

Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский решил не придумывать очередные оригинальные методики, а грамотно и доступно объединить существующие наработки, адаптировав их под отечественные реалии.

Так, с его легкой руки в российском тайм-менеджменте обосновались:

• «Лягушки» — скучные и неприятные дела, одна мысль о которых заставляет передернуться. Мы неосознанно их откладываем, они копятся и становятся все более неприятными. Это давит психологически. Но если выполнять их в первую очередь, с самого утра, это напряжение проходит.
• «Якоря» — материальные привязки, позволяющие настроиться на выполнение определенных действий. Например, если Вы тормозите, во время работы с почтой, выполняйте эту работу под динамичную музыку. Со временем эта музыка будет ассоциироваться с определенными операциями, и Вы сможете за пару секунд настроить себя на рабочий лад.
• «Бифштекс из слона». Крупные задачи с жесткими дедлайнами порой могут приводить в ужас. Непонятно, с чего начать, и хватит ли сил на покорение этой вершины. Такие задачи называются «слонами». Возможный способ справиться с ними — отделять маленькие кусочки и регулярно делать «бифштексы из слона». 

Методика Глеба Ахангельского скорее влияет на понятийный аппарат, чем становится призывом к действию. Руководствуясь вышеописанными правилами, Вы сможете разрабатывать собственные методики управления временем. 

Метод Франческо Чирилло

Вы можете не знать имени Франческо Чирилло, но про то, что в тайм-менеджменте есть «какие-то помидоры», слышали наверняка. Методика Pomodoro была разработана Франческо Чирилло еще в студенчестве, когда юноша не мог сосредоточиться на учебе и прибегнул к помощи кухонного таймера.

Суть метода заключается в дроблении дел на «помидорки». Один «помидор» состоит из 30 минут, 25 из которых отводятся на работу и 5 минут на отдых. Запускаете таймер, усердно трудитесь над работой, а затем получаете долгожданное время отдыха. 

Пятиминутный перерыв при этом также можно использовать на пользу. Попробуйте делать в это время небольшую разминку или даже 1-2 упражнения. Физические нагрузки позволят повысить концентрацию, а за полный рабочий день Вы выполните полноценную тренировку, заменив поход в зал. 

Чтобы работать по методу Франческо Чирилло, достаточно составить список дел и методично расправляться с ними в течение 25 рабочих минут. Так, Вы сможете заставить физиологию работать на Вас. 

Итак, я рассказал о пяти наиболее известных систем тайм-менеджмента, которые позволят организовать свой рабочий день. Вы можете изучить понравившуюся Вам методику полнее, чтобы неукоснительно следовать ей. А можете выработать свою уникальную технику, комбинируя различные приемы. Именно так я и поступил.

Как планирую я

Начнем с того, что однажды я сел, и записал все важнейшие принципы жизни, которых я хотел бы придерживаться, и определил цель работы на ближайшие десять лет. Далее я раздробил этот план по годам. 

С тех пор, каждый год я заканчиваю подведением итогов и составлением планов на каждый месяц будущего года. 

Далее каждую неделю в воскресенье я трачу час-два на то, чтобы разработать список дел на неделю, и набросать основу каждого дня. Эта работа проходит примерно следующим образом:

• Составляю общий список дел, которые нужно выполнить. Я не задумываюсь о сроках, важности и объемах — просто пишу в столбик все дела, без разбору.
• Далее при помощи условных символов, я делю задачи на группы. Критерии для сортировки могут быть самые разные, но чаще всего это важность, срочность, зависимость от условий и масштабность.
• Далее я нумерую дела, определяя очередность их выполнения.
• Распределяю задачи по дням недели, выделяя время на непредвиденные обстоятельства. Я стараюсь не перегружать дни, распределяя важные и сложные задачи равномерно.

В итоге мне не приходится постоянно трястись о том, что я что-то забыл или не успел — мой планировщик всегда под рукой, а значит я руковожу каждой минутой своей жизни. 

Бесплатная мультиссылка в
Инстаграм
Создавайте легко.
Вдохновляйте клиентов на
покупки.

Создать
бесплатно

Основные ошибки при планировании

Я допускал ошибки в начале своего освоения планирования, нередко допускаю их и сейчас — в этом нет ничего страшного или ненормального. Но, так как лучше учиться на чужих ошибках, чем совершать свои, поделюсь с Вами своими маленькими оплошностями. Не судите меня строго 🙂

• «Составление плана — это не отдельная задача, она не требует времени.» Пока составление планов не войдет у Вас в привычку, создавайте отдельную задачу «планирование», на которую будет выделен час или два.
• «Составив план, можно не оглядываться назад.» Подводите итоги дня, недели, месяца, года. Анализ в планировании жизненно необходим. Он позволит Вам оценивать свои силы и вовремя корректировать планы. Пусть это будет пятиминутная вечерняя рефлексия, но она обязательно должна быть.
• «План есть закон!» Не подходите к планам фанатично. У поминутно выверенных планов есть один серьезный недостаток — они недостаточно гибки, чтобы подстроиться под непредвиденные обстоятельства. Будьте готовы к тому, что задачи придется сдвигать, некоторые из них будут переноситься на следующие день или вовсе пропадать — не стоит из-за этого расстраиваться.
• «Работа, работа и еще раз работа.» У Вас должна быть личная жизнь и свобода выбора занятий. Если Вы будете работать весь день, прерываясь лишь на еду или сон, очень скоро Вы столкнетесь с профессиональным выгоранием и болезнями. Хороший план должен содержать хотя бы час на занятия хобби, общение с близкими, развлечение и просто релакс.

История из жизни

Первый полноценный рабочий день после отдыха. Встретился со своей командой, пообщался с клиентами, подвел итоги и задал курс — двигаемся дальше!

Сегодняшнее утро началось относительно нестабильно. Планировал в первый рабочий день проснуться вовремя и прийти на работу к 9, однако мои ожиданиям не суждено было сбыться. Каким-то чудесным образом будильник отключился, и я против своей воли встал позднее, а на работу приехал уже к 11 часам. Меня ждал насыщенный заботами день.

Например, наши клиенты задолжали около 137 тысяч, поэтому пришлось решать эту проблему и «отвоевывать» деньги своей фирмы. Помимо этого, скопилось большое количество вопросов по текучке: нужно изучить все проекты, отработать появившиеся «косяки», разобраться с загруженностью персонала – в общем, вклиниться в рабочее русло. Сегодня моего внимания ожидала целая куча мелких вопросов, позволяющих решать большие задачи, которые составляют прибыль компании.

Также пришлось делать одну вещь, которая мне глубоко неприятна, — увольнять сотрудника. К сожалению, основное правило бизнеса, которое призывает отказываться от бесперспективных вариантов, не делает поблажек. Анализ, который я провел на отдыхе, позволил сделать жесткий вывод — с Никитой Муравьевым нам придется распрощаться.

Стоит отметить, что Никита таргетолог с опытом, один из моих любимых сотрудников, который готов с головой погружаться в решение проектов, однако, он не может продуктивно работать в нашем формате многозадачности. Я много думал над причинами такой ситуации и пришёл к выводу о том, что скорее всего Никите лучше устроиться в компанию, для которой он сможет выстраивать всю таргетированную рекламу либо маркетинг и отказаться от экпресс-режима – что и посоветовал ему. Мы с Никитой Муравьевым обсудили его увольнение, передачу проектов и написание рекомендаций от нашей компании, кроме чего я разрешил использовать кейсы, которые являются индивидуальной собственностью компании.

В конце дня появилось множество клиентов по рекомендациям, с которыми нужно было пообщаться. Поэтому происходила активная работа по телефону, и как результат – истощенные голосовые связки.

Даже в загруженном плане важно выделить минуту на себя, так как возможные проблемы со здоровьем могут сильно повлиять на бизнес в целом.

Вечером я не забыл заглянуть на спортивную площадку, чтобы немного позаниматься и отвлечься от бесконечных мыслей.

В итоге этот насыщенный день закончился, окончательно утомив меня в моральном плане, в то время как физическому состоянию можно позавидовать.

P.S. Ждите рассказа о втором рабочем дне после отпуска, в котором я подниму тему взаимодействия с клиентами. Тем, кто интересуется автоворонками, будет особенно интересно 🙂

Если вы обнаружили ошибку в тексте, выделите её и нажмите ctrl + enter

Как планировать свой день, чтобы все успевать?

Каждый человек осознает необходимость в планировании тогда, когда дел становится настолько много, что кажется, невозможно все успеть. Для меня этот момент настал в студенческие годы, когда для достижения поставленной цели мне необходимо было пойти на работу.

Так как планирование призвано оптимизировать наше время таким образом, чтобы осталась минутка и на себя, нет смысла тратить на него больше 5-10 минут в день. Поэтому каждому следует выбрать тот способ планирования, который:

1. Не будет занимать много времени.
2. Будет удобным в любом месте, в любое время.

Благодаря техническому прогрессу планировать теперь можно не только в ежедневнике, хотя этот традиционный способ является наиболее удобным для многих. Пожалуй, у каждого делового человека уже давно есть планшеты, смартфоны и другие органайзеры, где можно вести электронный календарь.

Итак, давайте разберем наиболее популярные способы планирования рабочего дня и выясним, какие преимущества и недостатки есть у каждого из них.

Планирование в ежедневнике

Как планировать?

Сразу скажу, что описанный ниже способ планирования по сути используется всегда, не зависимо от того, какой гаджет вы выберите.

0. Планирование следующего дня должно всегда происходить накануне. За ночь вы сможете переварить все предстоящие дела и утром будете вставать с четким планом действий, который позволит вам начать дела сразу, а не тянуть до последнего.

1. На отдельном листе выписываем все, что необходимо сделать в течение дня. Пишем весь поток сознания. Анализировать и отсеивать будем потом.

2. Теперь все дела необходимо распределить по времени. Начинаем с обязательных, таких как работа, поход в больницу, забрать ребенка из детского сада. Далее ищем возможность и размещаем менее важные, но не менее срочные дела в свободные промежутки времени. Для распределения дел по важности и срочности можно использовать матрицу Эйзенхауэра.

3. Оставшийся список дел распределяем на два: а) то, что нужно мне, б) то, что нужно другим. Нередко бывает так, что мы тратим слишком много времени на решение проблем других людей. Например, просьбы друзей встретить их родственников из аэропорта. Вы не должны делать что-то в ущерб себе. Поэтому при планировании сначала распределяйте дела из группы а), а только потом из группы б). Остальное смело выкидывайте.

Преимущества:

• простота — не нужно разбираться со сложными приложениями, легко делать пометки;
• дешевизна — не нужно покупать дорогой смартфон или планшет, можно даже обойтись без ежедневника, заменив его простой тетрадью;
• возможность творчества — все записи можно выделять различными цветами, дополнять изображениями, наклейками, рисунками и т.д.

Недостатки:

• всегда нужно носить с собой — если ваш ежедневник слишком громоздкий, это может стать настоящей проблемой;
• недолговечность — бумажный ежедневник может легко порваться или испачкаться при неаккуратном использовании.

Планирование в приложении для смартфона

Как выбрать приложение?

1. Старайтесь найти приложение с гибкими настройками, т.е. с возможностью настраивать приложение «под себя».

2. Обратите внимание на интерфейс: удобно ли просматривать недельный и месячный список задач, задачи на каждый день, можно ли делать заметки.

3. Читайте комментарии — отзывы простых пользователей расскажут вам больше, чем даже самое лучшее описание создателей приложения.

Вот примеры неплохих приложений:

Как планировать?

При планировании с помощью приложения принцип остается таким же как для ежедневника. Но здесь вы можете обойтись без дополнительного выписывания задач, сразу занося их в календарь, а затем перетаскивая в нужном порядке и удаляя лишнее.

Преимущества

• практически невозможно забыть — смартфон/планшет всегда с собой;
• оповещения — можно настроить звуковые напоминания о важных делах и встречах;
• удобство — просто вносить изменения без лишних зачеркиваний в отличие от бумажного органайзера;
• конфиденциальность — при наличии пароля в смартфоне/планшете или приложении, список ваших задач будет доступен только вам.

Недостатки

• если ваш смартфон разрядился и нет возможности его зарядить, приложение становится недоступным вместе со всем списком задач.
• если вы сумели забыть ваш девайс, задачи также становятся недоступными.

Планирование в календаре Google

Google календарь является, на мой взгляд, наиболее удобной системой для планирования. Лично я пользуюсь им уже несколько лет.

Как планировать?

Процесс планирования в календаре Google — это очень простой и быстрый процесс. В два клика здесь можно запланировать не только ближайший день, но и целый год благодаря возможности копирования.

Если у вас есть дела, которые вы выполняете регулярно в одно и то же время, например, ходите на работу с понедельника по пятницу, вам достаточно один раз задать это в календаре и продублировать по заданным условиям.

Преимущества

• гибкость настроек — система является очень гибкой и интуитивно понятной;
• интеграция — есть возможность интеграции календаря с различными устройствами;
• оповещения — также как и в приложении можно настраивать напоминания о важных делах и встречах;
• невозможно забыть — даже если вы оставили все свои девайсы дома, вам нужно лишь помнить логин и пароль от своего аккаунта Google и доступ в интернет, чтобы получить доступ к своим задачам;
• конфиденциальность — при установке жестких настроек, календарь может просматривать только владелец аккаунта. Но также существует возможность сделать его доступным определенным лицам или общедоступным.

Недостатки

• необходимо наличие аккаунта в Google — фактически не является недостатком, так как процесс регистрации занимает 5-7 минут, а экономия времени при его использовании несоизмеримо большая;
• для корректной работы календаря необходимо подключение к интернету. При интеграции со смартфоном может работать и без интернета, но производимые изменения в календаре не будут сохраняться.

Не имеет значения, какой способ ежедневного планирования вы выберите. Главное, чтобы он помогал вам оптимизировать ваше время и добиваться поставленных целей. А я желаю вам удачи! 🙂

Загрузка…

Учимся эффективно планировать свое время: полезные советы и уроки

Учимся эффективно планировать свое время: полезные советы и уроки

Одним из самых дефицитных и дорогих ресурсов в мире является время. Его всегда мало, особенно если нерационально его использовать. Многие наверняка сталкивались с ситуацией, когда «день пролетел, а ничего не сделано».

Все Курсы Ком решил заострить свое внимание на этой проблем и помочь своим читателям быть хозяевами своей жизни. Как научиться планировать свое время и день?

Ставить цели и придерживаться их

Постановка краткосрочных и долгосрочных целей – почерк деловых и успешных людей. Составление списков дел — разумно, однако в практике выяснилось, что этот метод в чистом виде имеет ряд недостатков. Во-первых, простой список дел не привязан ко времени, от этого часто хочется сделать короткие, быстрые задачи, в то время как длинные могут быть более важными. Также списки дел подсознательно вгоняют загруженного делового человека в еще больший стресс, отчего каждый пункт списка кажется чем-то тяжелым и невыполнимым. Это подтверждают заключения ученых, согласно исследованиям которых около 40% из списков дел составителями не выполняются. Поэтому следует не только перечислять требуемые дела, но и определять для них временной интервал. Удобно при этом пользоваться специальным ежедневником (10 лучших приложений ежедневников), который всегда будет при себе.

Полезные рекомендации по постановке целей дает ведущий в этом видео: 

Время на сон

Самое напрашивающееся решение проблемы времени – сократить сон и развлечения, однако не все так просто. При отсутствии сна и под гнетом монотонной работы организм станет работать менее продуктивно.
График сна у каждого может быть разным в зависимости от темперамента и образа жизни. Кому-то лучше работается утром, кому-то – ближе к ночи. При построении графика нужно соблюдать следующие принципы:
1.    Ложиться и вставать нужно в одно и то же время каждый день.
2.    Суммарное время, отведенное на сон, должно составлять около 8 часов.
Таким образом, человек с темпераментом «совы» может лечь спать в 3 ночи, если ей так удобно, но в течение дня нужно доспать необходимое до нормы количество часов.

«Мертвое время», потраченное с пользой

Научитесь ценить и использовать так называемое «мертвое время», которое приходится затрачивать на дорогу или, допустим, ланч. В это время можно послушать аудиоуроки, подучить иностранные языки и многое другое. Дополнительно провести с пользой время можно спортивные тренировки, если наушники в зале, который вы посещаете, не воспрещаются инструкторами. Однако здесь важно быть осторожным: убедитесь, что слух или пристальное внимание в этот отрезок времени вам точно не понадобится – например, в целях безопасности не стоит слушать образовательные аудиокниги во время управления автомобилем.

Контроль привычек

Очень полезно выработать в себе каждодневные полезные привычки. Например, если в качестве цели или одной из целей выбрано продвижение собственного блога, с утра возьмите за правило заходить на свою страницу, по возможности обновляя ее. Установите норму по числу статей в неделю. Утром делайте самую трудоемкую работу – так удастся добиться выполнения всех пунктов своего списка.

Также не стоит запускать образ жизни, так как он напрямую влияет на самочувствие. Утренняя зарядка, стакан чистой воды перед полноценным завтраком пойдут только на пользу. Кстати, если впереди планируется выполнить большой объем работы, лучшим выходом будет не есть много жирной пищи и ограничиться коротким перекусом. О том, как можно качественно спланировать свой день, интересно и с задором расскажут в этом видео:

«Помидорные» перерывы

Ничто так не давит на психику человека, как постоянная работа без отдыха и давление на самого себя. Как правило, это ведет к профессиональному выгоранию и потере сил. В итоге организм все равно возьмет свое, и работник потеряет продуктивность помимо своей собственной воли. Важно научиться договариваться с самим собой, делать короткие паузы в рабочем процессе и встряхивать себя. Понимая необходимость такого способа работы, профессионалами была разработана «помидорная техника», согласно которой рабочее время разделяется на «помидоры» длительностью по 30 минут: из них 25 минут уделяется работе и 5 – отдыху. Эффективность помидорной техники доказана на практике.

Запас времени

Несмотря на распланированный по минутам день, времени все равно может катастрофически не хватать. Всегда есть возможность обстоятельств, не зависящих от человека: транспорт, неожиданное совещание и подобное. Поэтому во время составления плана делайте расчет на разные форс-мажоры. К тому же, стоит ли говорить, сколь некультурно опаздывать на деловую встречу.

«Все хорошо»

Что бы ни случилось, какое бы настроение не было с утра пораньше, даже если график не удается соблюдать, не паникуйте и говорите себе, что ничего страшного не произошло. Самовнушение, а также изначальная уверенность в себе может помочь исправить проигрышные ситуации и повернуть в свою пользу. Если же опаздывают на встречу с вами – как деловой человек найдите себе занятие – послушайте заранее скачанную на телефон аудиокнигу или полистайте новостную ленту. Информация никогда не бывает лишней.

Анализируйте свое время

В конце каждой недели анализируйте, что помогло добиться успехов в этот день, а что, возможно, следует поменять или исключить. Оценивать нужно не только сухую информацию, но и что полезного и непредвиденного вы сделали в это время. Например, помогли соседке-инвалиду заехать в подъезд и подняться на нужный этаж. Лишние потраченные 10 минут, которые отнюдь не считаются лишними.

Не отвлекайтесь

Личным сообщениям во «Вконтакте», Телеграм или почте нужно уделять как можно меньше времени. Установите в своем телефоне настройку уведомлений от приложений, которые помогают вам работать, а личную почту проверьте, например, когда ждете опаздывающего на встречу друга или делового партнера. Это время можно потратить, например, на более тщательную уборку дома.

Изучайте

Читайте полезные статьи и используйте приложения для телефонов.

Поначалу может показаться непросто соблюдать все правила неукоснительно и четко следовать графику, однако при должном упорстве можно выработать в себе ряд полезных привычек. Вместе с этим важно не забывать поощрять себя – чересчур строгая самодисциплина не рекомендуется. Несмотря на занятость, отдыхайте от гаджетов и экранов, на время выключая технику. А также за списком дел не забывайте о родных, близких, любимом хобби и создании душевных подарков к праздникам – в этом случае гармония с графиками дел будет обеспечена.

Как всё успеть: основы тайм-менеджмента для хоумскулеров

Правильное распределение времени

Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.  

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей. 

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам. 

1. Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий.
                                                                                                                                          Конфуций

2. Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

<<Блок перелинковки>>

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

3. Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня. 

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

4. Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы. 

5. Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

6. Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

• Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
• Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
• Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
• Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

Полное руководство по повседневной работе

Большинство из нас понимают ценность планирования и подготовки. Спортивный матч без плана игры означает возню на поле. Большое мероприятие без всех деталей приводит к хаосу.

Несмотря на эти знания, мы часто не можем расставить приоритеты в планировании там, где это наиболее важно: в нашей повседневной жизни. Если начинать с утра без четкого плана, мы обречены на провал.

Мы ставим цели по сезонам и годам, но именно то, что мы делаем каждый день — привычки, которые мы принимаем, задачи, которые мы выполняем, и то, что мы ставим на первое место, — со временем приводит к успеху или неудаче.Несколько бесцельных дней в месяц могут помочь нам обнулить и найти баланс. Но когда наши дни без намерения превышают наши дни с целью, мы в конечном итоге упускаем наши цели и задаемся вопросом, куда все время ушло.

Лучшая защита от беспокойных, но непродуктивных дней — хорошее нападение в форме ежедневного ритуала планирования. В этой статье вы узнаете, как спланировать свой день для более спокойной и целенаправленной продуктивности, которая приблизит вас к вашим целям. Хотя планирование дня должно занимать всего 10-15 минут, основные стратегии, позволяющие осмысленно создать день с намерением, стоит изучить полностью.

Сделайте регулярное планирование привычкой

Джеймс Клер, автор бестселлеров «Атомные привычки», считает, что мотивация переоценена: «Перестаньте ждать, пока мотивация или вдохновение поразит вас, и установите график для своих привычек». Мотивация проистекает из действия, а не наоборот.

Вот почему так важно проводить ежедневный ритуал планирования. Иногда по утрам мы чувствуем мотивацию поймать день и составить список дел, отражающий наши большие амбиции. Но те дни — исключение.Нам нужно делать дела, даже если мы просыпаемся уставшими и расслабленными, желая вернуться в постель или желая попасть в пятницу в 17:00. В эти дни наиболее важно подойти к дню с планом.

Начните с установки будильника для сеанса ежедневного планирования в одно и то же время каждый день — во время ритуала завершения работы или первым делом утром. Чтобы облегчить формирование привычки, свяжите новую сессию ежедневного планирования с уже существующей привычкой, например, пить утренний кофе или слушать музыку.

Объедините ежедневный сеанс планирования с существующей привычкой.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы задать повторяющуюся задачу для планирования своего дня, или просто установите будильник на своем телефоне.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы задать повторяющуюся задачу для планирования своего дня.

Привычки легче выработать, когда мы сразу видим результаты своей преданности делу. К счастью, планирование дня — это привычка, которая сразу же окупается. Вы почувствуете себя более организованным, сосредоточенным и мотивированным, составив план на несколько часов вперед. Со временем планирование дня станет второй натурой.

Не можете превратить ежедневное планирование в рефлексивную привычку? Не рвите цепь!

Сохраняйте привычку ежедневного планирования на выходных, даже если вы стремитесь к спокойному дню. Добавьте в свой ежедневный список дел в субботу или воскресенье дела, фильм или ужин, чтобы освободить место в своем графике для отдыха, досуга и побочных проектов.

Составьте список дел в соответствии с вашими целями

Сделать ежедневное планирование привычкой — это одно. Еще одно — убедиться, что ваш план действительно постепенно продвигает вас к вашим более крупным целям.Используйте сеанс ежедневного планирования, чтобы убедиться, что ваши ежедневные задачи соответствуют вашим долгосрочным целям. Вот несколько шагов, которые помогут вам достичь этого:

Шаг первый: разбейте свои большие цели

Разбейте свои цели на ежедневные задачи. Например, вы не можете добавить «Привести форму» в свой ежедневный список дел, но вы можете добавить такие задачи, как «потратить 30 минут на мой пелотон» или «пойти на ночную прогулку». Пересмотрите свои личные и профессиональные цели, когда вы садитесь планировать свой день, и добавляйте задачи, которые приблизят вас к обоим.

Разбивайте долгосрочные цели на ежедневные задачи.

Если вы изо всех сил пытаетесь создать реалистичные ежедневные списки дел, отражающие все ваши цели, возможно, у вас их слишком много. Перенапрягать себя не только утомительно, это также означает, что вы вряд ли добьетесь значимого прогресса во всех этих областях. Завершите инвентаризацию обязательств, чтобы отточить меньшее количество целей, которые наиболее важны для вас. Как правило, старайтесь не ставить более пяти крупных целей одновременно, а подумайте о сочетании краткосрочных и долгосрочных целей.

Шаг второй: взгляните на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения всей недели. Скорее всего, у вас есть несколько целей, множество потенциальных задач для их выполнения и только определенное количество часов в день. Это нормально. В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может дать импульс. Возможно, вы занимаетесь спортом по понедельникам, средам и пятницам. В некоторые дни вы можете захотеть выполнить пакетные задачи и сосредоточиться только на задачах, связанных с одной конкретной профессиональной целью.В качестве альтернативы вы можете складывать свои личные задачи на выходных. Найдите время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы уменьшить масштаб и нарисуйте свою неделю, чтобы знать, на каких целях и на каких днях вы сосредоточитесь. Сохраните детали для ежедневных сеансов планирования.

Планируйте свой день, рассматривая неделю в целом и группируя задачи.

Шаг третий: Добавьте последние дела, которые вам нужно сделать.

Это шаг, с которого большинство людей начинают планировать свой день. Они начинают с назначенных встреч, обязательных встреч, срочных сроков, а затем пытаются подстроить под себя целевые задачи.Вместо этого подумайте о том, чтобы оставить этот шаг до конца. Таким образом, вы будете вынуждены подстраивать повседневные задачи под свои целевые задачи, а не наоборот.

В идеальном мире мы бы сосредоточились только на повседневных задачах, которые продвигают нас к нашим долгосрочным целям. На самом деле у нас есть обязательства, которые мы должны выполнить, некоторые из которых мало влияют на наш личный или профессиональный рост. Избегайте этих обязательств как можно больше: переоценивайте повторяющиеся встречи, подумайте о делегировании ответственности и научитесь говорить «нет».Тем не менее, это нормально, если в вашем списке есть дела, которые просто необходимо выполнить. Просто убедитесь, что они не отнимают у вас слишком много времени и энергии.

Узнайте больше о том, как согласовать свой день с долгосрочными приоритетами и обязательствами, в нашей статье о методе повышения производительности, Todoist. Этот метод заставляет вас постоянно сокращать свой список, создавать инвентарь обязательств и назначать время для ваших задач, которые наиболее важны.

Иметь один ежедневный приоритет

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нужно сделать, только для того, чтобы в конце дня понять, что мы не вычеркнули ни одного из них из своих списков.Конечно, мы сделали кое-что, но ничего из того, что планировали. Противоинтуитивное решение, позволяющее делать больше? Выберите хотя бы одну большую задачу в день.

Вы можете подумать: «Как я могу достичь всех своих целей, если я сосредотачиваюсь только на одной задаче в день?». В книге «Найдите время: как сосредоточиться на том, что важно каждый день», Джейк Кнапп и Джон Зерацки обсуждают скрытый феномен занятости без продуктивности. В перерывах между встречами и специальными запросами может казаться, что мы на беговой дорожке, с которой не можем выйти.

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нам нужно сделать, но в конце дня понимают, что не вычеркнули ни одного из них.

В качестве бальзама от беспокойных дней, которые проходят без прогресса, они представляют концепцию «изюминки»:

«Первый шаг… это решить, на что вы хотите выделить время. Каждый день вы будете выбирать в своем календаре одно занятие, которое будет приоритетным и защищенным ».

Если вы изо всех сил пытаетесь выбрать, что может быть для вас основным моментом или главным приоритетом на день, Кнапп и Зерацкий предлагают эту простую эвристику:

«Начинайте каждый день с размышлений о том, что, как вы надеетесь, станет ярким пятном.Если в конце дня кто-то спросит вас: «Что было самым ярким событием вашего дня?», Каким вы хотите, чтобы ваш ответ был? Оглядываясь назад на свой день, каким делом, достижением или моментом вы хотите насладиться? Это ваше изюминка «.

Если честно, завершение дня хотя бы одной важной задачей — это заметное улучшение по сравнению с тем, что многие из нас делают сейчас. В более длительном масштабе важно делать 5-7 больших дел в неделю. Означает ли это, что вы будете выполнять только одну задачу в день? В общем, нет.Однако выбор и выполнение одного важного дела наполняет нас чувством выполненного долга, что создает импульс для решения других задач.

Используйте диспетчер задач, например Todoist, чтобы отметить выделение дня как высокоприоритетное и переместить его в начало списка.

Используйте диспетчер задач, например Todoist, чтобы сосредоточиться на ежедневных приоритетах.

Или же, если вы выбираете производительность ручки и бумаги, просто отметьте, выделите или подчеркните самую важную задачу в своем списке дел в блокноте или ежедневнике.

Если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, отметьте самую важную задачу в своем списке дел.

Независимо от того, какие инструменты вы используете, сделайте максимальную расстановку приоритетов ключевой частью вашего планирования дня.

Планируйте свой день с помощью метода повышения продуктивности

Метод повышения производительности — это одновременно эффективный способ добиться результатов и стратегия планирования дня.

Ниже мы расскажем о нескольких популярных методах повышения производительности, которые вы можете выбрать для решения своих задач, и о том, как их использовать для ежедневного планирования.Найдите способ повышения продуктивности, который работает для вас — даже если это означает переделку существующего или создание нового с нуля. Вот несколько популярных методов ежедневного планирования, с которых можно начать:

Съешьте лягушку

Метод продуктивности «Съешьте лягушку» предлагает вам определить одну важную задачу на день и выполнить ее в первую очередь. Это отличный метод для того, чтобы как можно раньше задействовать ваши основные моменты. Иногда это задача, которой мы больше всего хотим избежать (отсюда и поедание лягушки). Это может быть задача, которая кажется слишком сложной для выполнения, или та, которая доставляет нам дискомфорт.Атакуйте его прямо сейчас, прежде чем у вас появится возможность откладывать дела на потом.

Во время сеанса ежедневного планирования поставьте задачу «лягушка» в начало списка дел и назначьте время. Затем разместите другие задачи ниже.

Список дел, организованный вокруг метода продуктивности «Съешьте лягушку».

Техника помидора

Техника помидора лучше всего подходит для людей, которым нравится работать в коротких целенаправленных спринтах с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 80-х годов прошлого века Франческо Чирилло, тогда еще учащимся с трудностями, который посвятил всего 10 минут целенаправленному изучению, используя кухонный таймер в форме помидора (помодоро по-итальянски).Этот метод включает следующие шаги:

1. Получить таймер.
2. Установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на одной задаче, пока таймер не зазвонит.
3. Когда ваша сессия закончится, отметьте один помодор и запишите, что вы выполнили.
4. Наслаждайтесь пятиминутным перерывом.
5. После четырех интервалов, или «помодори», сделайте более длительный перерыв на 20–30 минут.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники «Помидор», оцените, сколько «помидоров» (25-минутных рабочих занятий) вам понадобится для выполнения каждой задачи из вашего списка.Обратите внимание на цифру перед каждой задачей с смайликом в виде помидора или просто цифру в скобках. Этот метод заставляет вас задуматься, сколько времени займет ваша работа, и спланировать ее соответствующим образом. Вы можете использовать помидоры в течение всего дня или просто использовать этот метод для решения своей основной задачи.

Список дел, упорядоченный по методу продуктивности Pomodoro

Блокировка времени

С помощью метода повышения продуктивности времени разделите свой день на отдельные отрезки времени. Это может быть 9:30 — 11:30 или просто «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задача.Затем работайте, не отвлекаясь, и посвящайте каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач.

Как и метод «Помидор», этот метод поможет вам оценить и понять, сколько времени у вас уходит на выполнение задач. Обязательно укажите блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу для максимальной точности. Часто задача занимает больше или меньше времени, чем вы ожидаете. Это нормально. Вносите быстрые изменения в свой список по ходу дня. Со временем вы лучше поймете, сколько времени занимает выполнение задач.А пока хорошее практическое правило — удвоить количество времени, которое, по вашему мнению, займет что-то.

Список дел, упорядоченный по методу ограничения производительности по времени

Матрица Эйзенхауэра

Метод производительности по матрице Эйзенхауэра заставляет вас учитывать срочность и важность каждой задачи, а не делать только самое срочное — независимо от того, важно оно или нет. Этот метод разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, как мы должны справляться с задачами, которые попадают в каждый из них:

• «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно
• «Несрочные и важные» задачи должны быть запланированы на ваш адрес. -do список или календарь
• «Срочные и неважные» задачи должны быть делегированы кому-то другому
• «Несрочные и неважные задачи» должны быть удалены

Матрица Эйзенхауэра разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, чтобы помочь нам расставить приоритеты.

Для начала составьте свой обычный список дел, включая все ваши задачи на день. Затем рассортируйте их по четырем категориям: «Срочно и важно», «Несрочно и важно», «Срочно и неважно» и «Не срочно и неважно». После того, как у вас есть эти категории, действуйте в своем списке дел соответствующим образом: делайте, планируйте, делегируйте и удаляйте задачи из своего списка дел по мере того, как вы планируете свой день.

Со временем этот процесс станет вашей привычкой, и вы, естественно, составите единый список дел, в котором будут только «Срочные и важные» и «Несрочные и важные».

Список дел, организованный на основе метода продуктивности «Матрица Эйзенхауэра». Найдите метод продуктивности, который лучше всего подходит для вас, пройдя нашу викторину по методам продуктивности, чтобы лучше понять свой уникальный стиль работы.

Выберите инструмент планирования

Вы определились с подходом к ежедневному планированию — теперь пора выбрать инструменты. От программного обеспечения для повышения производительности до бумаги и ручки, вот некоторые из самых популярных вариантов:

Приложение для списка дел

Цифровой диспетчер задач — отличный выбор для тех, кто технически подкован и готов потянуться за своим телефоном или планшет вместо ноутбука.Приложение со списками дел позволяет хранить все в одном месте и быть доступным из любого места. Вы можете легко перемещать задачи изо дня в день по мере изменения ваших планов, упорядочивать релевантные документы и ссылки вместе с задачами и иметь автоматический, доступный для поиска отчет обо всем, что вы сделали.

Приложение со списком дел, такое как Todoist, позволяет хранить все в одном месте и доступно из любого места.

Мы рекомендуем Todoist, наше кроссплатформенное приложение для создания личных списков дел, которое доступно на большинстве устройств.Приложение включает в себя множество функций, таких как напоминания, ярлыки, фильтры, комментарии и загрузку файлов, которые упрощают планирование вашего дня.

Цифровой список

Если вам не нужен полноценный диспетчер задач, но все же требуется цифровое решение, подумайте о менее специализированных инструментах, которые вы, вероятно, уже используете в повседневной жизни на работе и дома.

• Приложение для заметок или текстовый редактор . Используйте простое приложение для заметок, такое как Bear (только для iOS и MacOS), Apple Notes или Google Keep, чтобы вести текущий список ваших задач на день.Просто отметьте элементы с помощью флажков или зачеркивания форматирования. Для более надежного приложения для заметок рассмотрите Документы Google или Microsoft Word для большей гибкости и возможностей настройки.

Если вам не нужен полноценный диспетчер задач, но все же требуется цифровое решение, подумайте о менее специализированных инструментах.

• Google Таблицы или Excel . Планируйте свой день в электронной таблице. Это может помочь вам добавить больше контекста и примечаний к определенным ячейкам. Такие методы, как временная блокировка, также подходят для работы в цифровой сети.

Цифровой календарь

Многие люди выбирают инструмент ежедневного планирования, который они уже используют, — календарь. Apple Calendar, Google Calendar, Fantastical и Woven — популярные приложения-календари, которые можно использовать для планирования своего дня и добавления задач к встречам, собраниям и событиям. Это также отличный инструмент для использования с таким продуктивным методом, как блокировка времени. Кроме того, цифровые календари доступны в дороге, как правило, как в Интернете, так и на мобильных устройствах.

Цифровой календарь — отличный инструмент для повышения продуктивности, например, блокировки времени. Совет по продукту

Используйте Календарь Google с Todoist и испытайте двустороннюю синхронизацию между запланированными задачами Todoist и вашим Календарем Google. Любые изменения, которые вы вносите в Календарь Google, например редактирование названия мероприятия или изменение даты, мгновенно отразятся в Todoist и наоборот.

Вы также можете использовать Fantastical с Todoist. Благодаря этой интеграции вы сможете видеть все свои задачи из Todoist прямо в Fantastical, а любые изменения, которые вы вносите в задачи Todoist в Fantastical, будут синхронизироваться с Todoist и наоборот.

Планировщик из бумаги

Для тех, кто любит тактильные ощущения, бумага и ручка — лучший помощник для планирования дня. Это может быть любое количество форм, включая записные книжки, повестки дня или специализированных планировщиков. Мы только предостерегаем от наклеек для заметок или обрывков бумаги. В то время как простые и лоскутные, специальные клочки бумаги не позволяют вам оглядываться на старые задачи и размышлять об эффективности вашего ежедневного планирования. [См. Раздел «Регулярно отражайте».]

• Блокнот — Простой блокнот с линовой или без подкладки подойдет для простой системы планирования с ручкой и бумагой.Используйте новую страницу для каждого дня и отметьте дату вверху. Попробуйте записные книжки с сеткой, которые при необходимости помогут с разделением.
• Ежедневные повестки дня или планировщик s — Повестки дня или ежедневники — это записные книжки с пространством для планирования каждого дня года с 1 января по 31 декабря. Это обеспечивает выделенное место для ежедневного планирования и возможность вернуться к предыдущим и будущим записям с помощью большая легкость.
• Специализированные планировщики — Мы наблюдаем рост числа специализированных строгальных станков или систем планирования бумаги и перьев, таких как Passion Planner или Bullet Journal.Эти системы часто бывают сложными, но могут быть мощными системами для преданных своему делу практиков.

Планировщик на бумаге может принимать любое количество форм, включая записные книжки, повестки дня или специальные планировщики.

Гибрид цифрового и бумажного

Когда дело доходит до ежедневного планирования, вам не нужно выбирать ручку и бумагу или цифровые инструменты — вы можете использовать оба или любую комбинацию упомянутых методов. Вот несколько различных способов эффективного использования гибридной системы:

• Персональное и профессиональное разделение .Используйте цифровую систему для профессиональных задач и планировщик для личных задач. Это может быть полезным методом, если вы посвящаете рабочее время достижению профессиональных целей, а вечера посвящаете личным задачам и саморазвитию. Точно так же вы можете использовать диспетчер задач в течение недели и журнал по выходным.
• Бумажная первая, вторая цифровая . Возможно, вам понравится тактический аспект планирования своего дня на бумаге, но вы по достоинству оцените возможность поиска и постоянство цифровых инструментов.Планируйте свой день с помощью расписания или ежедневника, но в конце каждого дня выделяйте время, чтобы передавать свои дела и прогресс в цифровой диспетчер задач для удобства. Это также отличный метод, если вы предпочитаете бумажные заметки, чтобы не отвлекаться. Например, вы можете принести записную книжку на встречу и выйти с заданиями и запросами, которые вы нацарапали в своей записной книжке. Затем вы можете перенести эти элементы в свой цифровой список дел, добавив даты выполнения и уровни приоритета, чтобы они не упали.
• Мышление карандашом, цифровое исполнение . Некоторые обнаруживают, что они более креативны и лучше думают, когда у них в руках пустая страница и ручка. Запишите свои планы на день на бумаге с любыми добавленными заметками и мыслями, которые могут у вас возникнуть. Затем переместите их в свой цифровой список дел, чтобы сделать ваши задачи более действенными.

Как придерживаться своего ежедневного плана и корректировать курс при необходимости

Даже с твердым планом и лучшими намерениями трудно выполнить все наши дела на день.Мы неизбежно оказываемся вне работы, нас соблазняют отвлекающие факторы, такие как мемы в Твиттере и покупки в Интернете. Могут возникнуть специальные задачи, которые назначаются нашими менеджерами или делегируются товарищами по команде, которые нарушают наше внимание и заставляют нас сосредоточиться на незапланированных задачах.

К сожалению, эти перерывы могут превращаться в непродуктивные дни и неэффективные недели. Мы решаем, что ежедневное планирование не работает, и нет смысла подходить к нашим дням целенаправленно. Это далеко не так!

Да, наши дни никогда не пойдут так, как планировалось, но это не значит, что их не стоит планировать.Вот несколько стратегий, некоторые прямо от экспертов по продуктивности, которые помогут придерживаться своего ежедневного плана и скорректировать курс, когда что-то пойдет не так.

Устранение отвлекающих факторов

Сохраняйте концентрацию, устраняя обычные отвлекающие факторы, которые уводят вас от ваших целей на день, особенно если основная часть вашей работы выполняется за компьютером. Если возможно, работайте с закрытыми большинством программ на рабочем столе, с минимальным количеством открытых вкладок, беззвучным телефоном и отключенными уведомлениями.

Если призыв к прокрутке в социальных сетях слишком сильный, используйте блокировщик сайтов, например «Самоконтроль» или «Свобода», чтобы сделать отвлекающие сайты недоступными в течение нескольких часов.

Отслеживайте свое время

Так же, как отслеживание своего бюджета, естественно, может помочь вам тратить меньше, отслеживание своего времени может помочь вам использовать его более эффективно. Используйте приложение для автоматического отслеживания, такое как Rescue Time, которое собирает информацию об использовании на вашем настольном компьютере и мобильных устройствах и сортирует ваше время в сети на «продуктивное», «нейтральное» и «отвлекающее». Вы можете устанавливать ежедневные цели по продуктивности и проверять их в течение дня, чтобы видеть, приближаетесь ли вы к своей цели или не достигаете ее.

Используйте приложение для автоматического учета времени, такое как Rescue Time, чтобы более эффективно отслеживать и распределять свое время.

Попробуйте почасовые проверки

Примените внимательность к продуктивности, регулярно проверяя себя, чтобы заметить, сосредоточенно ли вы продвигаетесь в течение дня.

Питер Бергман, исполнительный тренер и автор бестселлеров «18 минут», предлагает установить обычный таймер, чтобы переориентировать нас:

«Настройте часы, телефон или компьютер так, чтобы они звонили каждый час. Когда он зазвонит, сделайте глубокий вдох, посмотрите свой список и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час.Затем посмотрите в свой календарь и сознательно вернитесь к тому, как вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим днем ​​час за часом. Не позволяй часам управлять тобой ».

Измените свой план

Иногда возникают неожиданные задачи, которые мы не можем игнорировать. Это хорошо. Проблема возникает, когда мы пытаемся взяться за эту непредвиденную работу, не возвращаясь к пересмотру наших первоначальных планов. Вместо этого сделайте незапланированные дела частью нового плана. Когда вам нужно переключиться на не записанное задание, потратьте несколько минут, чтобы скорректировать свой план на день: перенести задачи на более поздний день или перенести их на завтра.Затем продолжайте работать над своим новым планом.

Кэл Ньюпорт, профессор компьютерных наук Джорджтаунского университета и автор бестселлеров Deep Work, делится своим подходом к корректировке своего ежедневного плана с помощью метода блокировки времени с ручкой и бумагой:

«Я оставляю дополнительную комнату рядом с мои временные блоки. Это позволяет мне вносить коррективы по мере необходимости, если день разворачивается неожиданным образом ».

Когда возникают неожиданные задачи, которые вы не можете игнорировать, скорректируйте свой план.

Доберитесь до «нулевого списка дел»

В большинстве случаев вы не завершаете все в своем списке.Тем не менее, все равно доберитесь до «Нулевого списка дел». Амир Салихефендич, основатель и генеральный директор Doist, делится своим личным методом продуктивности, Systemist, включая «To-do List Zero», концепцию, вдохновленную Inbox Zero:

«В конце дня я хочу, чтобы у меня не было никаких задач. мой список на сегодня. По правде говоря, в большинстве случаев я не завершаю все в моем сегодняшнем списке и откладываю дела. Это не плохо. Я рассматриваю это как возможность подвести итоги того, где я нахожусь, переоценить свои задачи и перепланировать их.

Заканчивая вечер с чистого листа, мы можем не погрязнуть в просроченных задачах и приступить к завтрашнему дню с новой энергией.

Обдумывайте регулярно

Вы сделали планирование своего дня привычкой, превратили свои долгосрочные цели в практические задачи, выбрали метод продуктивности и выбрали инструмент по своему усмотрению. Вы настроены на более продуктивные дни, которые превращаются в более значимые недели, месяцы и годы.

Однако не позволяйте вашему процессу работать на автопилоте. Выделите время, чтобы регулярно обдумывать, помогает ли ваш подход к ежедневному планированию достигать большего.Время от времени выделяйте время, например, во время еженедельного обзора, чтобы подумать, работает ли ваш процесс планирования, можно ли его подправить или даже пересмотреть, чтобы сделать его более эффективным.

Обдумайте следующие вопросы:

• Мои дни спокойные и преднамеренные или напряженные и случайные?
• Завершил ли я все свои ежедневные занятия по планированию или пропустил некоторые?
• Чувствую ли я себя развитым в конце концов?
• Рассматриваются ли мои дни с высоким приоритетом?
• На пути к достижению моих долгосрочных целей?
• Этот день был особенно продуктивным — почему?
• Ничего значительного в этот день я не сделал — почему?

Честно говоря, как прошли наши дни и как мы продвигаемся к нашим большим целям, мы можем оптимизировать наше ежедневное планирование для достижения лучших результатов.Беспокойные дни могут означать, что нам нужно более эффективно расставлять приоритеты или найти способ делегировать работу. Отсутствие ежедневных сеансов планирования может означать, что они слишком длинные, и им следует использовать более рациональный подход. Если мы не движемся к нашим целям, это может означать, что у нас их слишком много или мы не добавляем их в наши дни с достаточной частотой или намерением. Мы могли бы просто любить ручку и бумагу, пока мы заставили себя попробовать новое блестящее приложение. Какой бы ни была проблема, постарайтесь ее решить, изменив свой ежедневный процесс планирования.

Нередко приходится поэкспериментировать и попробовать несколько итераций ежедневного планирования, прежде чем мы выберем метод, который на самом деле приведет к большему результату.

Планируя свой день, стремитесь к последовательности и гибкости, а не к совершенству. Несмотря на то, что мы предоставили советы и тактику для эффективного планирования вашего дня, нет единого решения. Вместо этого мы чувствуем себя наиболее готовыми к атаке в течение дня, когда появляемся постоянно. Продуктивные дни могут превращаться в продуктивные недели, месяцы и годы.Когда мы изо дня в день намеренно и целенаправленно работаем над своими задачами, нет предела тому, что вы можете сделать.

Как спланировать свой день для максимальной производительности | Автор: Лиз Хубер

Отличный способ начать свой день с беспокойства — это просмотреть весь свой список дел. Вы видите все, что добавили за последнюю неделю и ранее. Вы видите большие проекты и мелкие неприятные вещи. И список чертовски длинный. И вы чувствуете, что никогда не сможете сделать все это.

Конечно, это вас пугает.Потому что вы даже не знаете, с чего начать … и знаете, что не сможете сделать все это.

А нельзя! Вы не должны даже думать обо всем своем списке дел, когда составляете свой ежедневный план.

Единственное, о чем вы должны подумать: какие у меня самые важные задачи на сегодня и когда я их выполню?

Для этого вам нужно отделить ежедневное расписание от основного списка. Ваш главный список — это весь ваш список дел, содержащий все, что вам нужно сделать, организованный по проектам и категориям (например,грамм. работа, домашнее хозяйство и здоровье). И ваше ежедневное расписание — это подмножество вашего основного списка с задачами, которые вы хотите выполнить сегодня.

Несколько способов сделать это

1. Добавьте временные блоки в свой календарь. Вот пример моего календаря Google с цветовой кодировкой. Я использую разные цвета для разных видов работы или досуга. Это прекрасно работает, потому что заставляет задуматься о том, сколько времени на что-то уйдет, и, таким образом, не дает вам перезарядить себя. Кроме того, это предохраняет вас от ошибки, когда вы не учитываете время, проведенное на встречах, за обедом и т. Д.

Цветные временные блоки в Google Calendar

2. Используйте такой инструмент, как «Удивительный Марвин» (мой любимый инструмент повышения производительности), чтобы запланировать свои задачи из основного списка в ежедневное расписание. Amazing Marvin — единственный известный мне инструмент, который позволяет планировать задачи на разные дни. Ежедневное расписание

в Amazing Marvin

3. Если вы работаете с другими инструментами, такими как todoist, вы можете создать отдельный ежедневный список, добавив метку сегодня к своим задачам. Таким образом, ваши ежедневные задачи будут отображаться в отдельном списке, когда вы их отфильтруете.Это не будет похоже на расписание, но, по крайней мере, вы видите только свои ежедневные дела, а не весь список дел.

4. Если вы поклонник бумаги и ручки, вы можете просто записать свой распорядок дня в дневник или ежедневник и отмечать все по ходу.

Бонусные чаевые

Не просто планируйте свои задачи. Будьте точны в том, сколько времени это займет.

Одной из наиболее частых причин чувства подавленности и разочарования является превышение сроков. Мы просто недооцениваем время, которое потребуется, чтобы что-то сделать, и поэтому хронически перевыполняем план! Это приводит к постоянному ноющему чувству того, что вы никогда не делаете достаточно.

Чтобы этого избежать, точно запишите, сколько времени вы собираетесь потратить на выполнение какой задачи, а затем суммируйте его, чтобы получить общее количество запланированных часов. Например, вот скриншот того, как я планирую свой день в Amazing Marvin. Я добавил оценки времени к каждой задаче, и приложение суммирует общее количество запланированных часов на утро, день и весь день. Это позволяет мне быстро проверить себя и, конечно, исправить, если я перегружаю себя. (У меня уже были дни, когда я планировал 16 часов работы, и, конечно, у меня не было возможности сделать это!)

Планирование своего дня с оценкой времени в Amazing Marvin

Чтобы лучше оценивать время потребуется, чтобы выполнить задачу, примите время, выполняя ее (мне нравится работать с Toggl).Это поможет вам лучше понять, сколько времени у вас уходит на то, чтобы делать определенные вещи, например писать пост в блоге. Со временем вы сможете очень точно планировать свой день.

Как спланировать свой день для здоровой и продуктивной жизни

Есть много вещей, которые 21 век делает для нас намного проще. Но не все… Несмотря на то, что уровень жизни постоянно повышается, некоторые проблемы кажутся все более и более сложными.

Например, несмотря на то, что есть сотни вещей, которыми мы можем наслаждаться, сотни возможностей, которыми можно воспользоваться, и сотни технических устройств, которые должны нам помочь, образ жизни часто имеет неприятные последствия и значительно усложняет выполнение задач. особенно если мы хотим делать это эффективно.

По сути, оставаться продуктивным в повседневной жизни во многих отношениях никогда не было так сложно. Однако это не то, что мы должны просто принять. Независимо от того, насколько мы заняты, мы, , по-прежнему можем вести крутой образ жизни , не теряя при этом своей продуктивности.

Для меня и, вероятно, для многих из вас, возможность найти баланс между работой и личной жизнью (включая такие вещи, как диета, расслабление и тренировки) — серьезная проблема. Тем не менее, это не невозможно…

Во-первых, важно понимать, что вам не нужно делать все каждый божий день, но в любую неделю будет по крайней мере один день, когда вам нужно будет найти способ справляйтесь с работой, следите за своим питанием, расслабляйтесь и, наконец, приступайте к тренировке всего за 24 часа…

Как вы можете этого добиться? Попробуйте следующий подход.

1. Думайте заранее

Лучшая отправная точка — потратить 10 минут вечером на планирование следующего дня. Вы можете использовать такой инструмент, как Календарь Google, для планирования тренировок и других занятий, чтобы не упустить из виду ничего важного.

Вам необходимо знать, сколько времени у вас есть в день и сколько его потребуется для выполнения каждого действия. Когда вы поймете, что вам нужно делать, вы можете сосредоточиться на подготовке.Это означает такие вещи, как установка будильника, планирование того, что вы собираетесь делать в первую очередь, и так далее.

При этом учтите следующие моменты.

2. Разогреться сразу после пробуждения

Есть много способов проснуться утром. Самый популярный — выпить полгаллона кофе и сразу же после этого покинуть дом. Как насчет того, чтобы вместо этого сделать простую разминку.

Начните свой день с выполнения прыжков, отжиманий, приседаний с собственным весом, махов руками и ногами.Делать это в течение 10-15 минут будет лучше, чем кофе. Другое, вероятно, даже более очевидное преимущество заключается в том, что он позволяет вашему жесткому телу избавиться от болей и болей.

3. Ешьте хороший завтрак

Вот где ваша диета вступает в игру. В зависимости от руководящих принципов, которым вы следуете, существует множество вариантов хорошего завтрака. Только не впадайте в крайности в своей диете … Что действительно важно, так это выбрать диету, которой вы действительно сможете придерживаться.

Несколько слов о диете … Слово диета не всегда имеет большой смысл. Многие думают, что диета на легче , хотя на самом деле у нее есть много других целей. Вообще говоря, диета — это просто хорошо продуманный подход к питанию того, что полезно для вас.

Взгляните на эти 20 вариантов здорового завтрака, которые сэкономят ваше время.

4. Возьмите с собой закуски

Закуски — основная проблема для большинства людей, сидящих на диете.Мы знаем, что есть шоколад каждые два часа — нездоровая привычка… но многие из нас все равно это делают. В течение дня вы будете испытывать тягу к разной еде. Лучший способ справиться с этим — всегда иметь под рукой здоровую закуску, а не употреблять менее полезную пищу.

Чаще всего ваш мозг говорит вам, что ему нужно что-то съесть, но это не обязательно должно быть шоколадом. Теперь, если вы работаете из дома, это проще, но если у вас стандартная работа вне дома, обязательно возьмите с собой закуски, чтобы бороться с соблазнами на работе.

Обычно, независимо от того, на какой диете вы сидите, полезными закусками можно считать морковь, орехи, овощи и фрукты с низким содержанием сахара. (Проконсультируйтесь по этому поводу со своим диетологом.)

5. Работайте с интервалами

Теперь пора работать. Для меня наиболее эффективный подход в работе — это сосредоточиться на следующих интервалах (кстати, я делюсь этим не в первый раз):

• Работа в течение 50 минут.
• Сделайте 10-минутный перерыв.
• Работа еще 50 минут.
• Сделайте 30-минутный перерыв.
• Повторить.

Почему это эффективно? Потому что наш мозг не может сохранять концентрацию более 1-2 часов за раз. Делая частые перерывы, мы на самом деле значительно повышаем нашу продуктивность. (Проверено на себе.)

6. Тренировка перед обедом

Есть много причин, по которым тренировки перед обедом — это правильное занятие.

Во-первых, в спортзале намного меньше людей.

Во-вторых, вы получаете дополнительную стимуляцию, чтобы сосредоточиться на остатке дня (аналогичный эффект от послеобеденного кофе).

Наконец, после тренировки вы можете перекусить или пообедать, богатыми белками, которые улучшат ваши результаты по снижению веса / набора мышечной массы (подсказка: белок полезен для обоих).

Еще одна замечательная вещь в этом — то, что ваши тренировки не должны быть долгими. Тренировка за 30 минут до обеда, 3 раза в неделю, все же намного лучше, чем тренировка за 1,5 часа один раз в неделю вечером. Помните, что я сказал о том, чтобы придерживаться своего плана и не пытаться быть слишком амбициозным.

Вы также можете попробовать эти 29 упражнений, которые вы можете делать за своим столом (или рядом с ним).

7. Расслабляйтесь, делая что-то совершенно другое

Некоторым людям нравится расслабляться, совершая вечернюю пробежку… Для меня это не лучший подход. Во-первых, вы устали после рабочего дня, и все, о чем вы будете думать, — это кровать или телевизор. Во-вторых, как я уже сказал, любая физическая активность будит ваше тело (как это делает кофе), и я не вижу смысла просыпаться вечером, всего за час или два до того, как вы должны лечь спать. …

Для большинства людей расслабление эффективно только тогда, когда оно сводится к занятиям чем-то совершенно отличным от того, чем вы делали в течение дня.Например, одно из лучших занятий для релаксации — это провести время с друзьями, детьми, супругом, Xbox 360 или просто поиграть со своей собакой.

Хорошо, потому что другое. Поверьте, если бы вы играли со своей собакой весь день, она больше не расслабляла бы. То же самое и с физическими упражнениями или интеллектуальной деятельностью. Например, если ваша работа требует много размышлений, вам будет очень трудно расслабиться вечером, читая интеллектуальную книгу.Всегда, повторяю, ВСЕГДА делай что-то совсем другое.

8. Готовьте еду заранее

Это последний совет по диете. Некоторым диетам трудно следовать, если вы не готовите себе еду самостоятельно. В большинстве случаев вы не найдете качественных продуктов в кафетерии в офисе (если вы не работаете в Google). Вот почему вам следует приготовить еду заранее, а затем просто взять ее с собой.

Лучшее время для этого — утром (как еще один способ проснуться) или вечером (как еще один способ расслабиться).

Однако, если вы не любите готовить себе еду или заботиться о выборе правильных продуктов, вы можете воспользоваться многими службами доставки диетического питания, такими как Diet to Go, eDiets, Nutrisystem, BistroMD.

Теперь, когда вы понимаете все элементы эффективного дня, округлите их и подготовьтесь к завтрашнему дню. Однако, что наиболее важно, подкорректируйте каждый полученный совет до тех пор, пока он не будет соответствовать вашему уникальному образу жизни. Найдите решение, которого вы сможете придерживаться навсегда.

Дополнительные советы о том, как жить сбалансированной жизнью

Изображение предоставлено Габриэль Хендерсон через unsplash.com

18-минутный план управления своим днем ​​

Вчера началось с самых лучших побуждений. Утром я вошел в свой офис со смутным представлением о том, чего я хочу достичь. Затем я сел, включил компьютер и проверил электронную почту. Два часа спустя, после тушения нескольких пожаров, решения проблем других людей и борьбы с тем, что случилось со мной, брошенным на меня через мой компьютер и телефон, я с трудом мог вспомнить, что я намеревался сделать, когда впервые включил свой компьютер.Я попал в засаду. И мне виднее.

Когда я обучаю тайм-менеджменту, я всегда начинаю с одного и того же вопроса: у кого из вас слишком много времени, а у кого мало работы? За десять лет никто не поднял руку.

Это означает, что мы начинаем каждый день, зная, что не сможем все это сделать. Поэтому то, как мы проводим время, является ключевым стратегическим решением. Вот почему рекомендуется создать список дел и список игнорирования. Сложнее всего сосредоточить внимание на нашем собственном.

Но даже с этими списками проблема, как всегда, заключается в исполнении.Как вы можете придерживаться плана, когда так много вещей угрожают его сорвать? Как вы можете сосредоточиться на нескольких важных вещах, когда так много вещей требует вашего внимания?

Нам нужен трюк.

Джек Лаланн, гуру фитнеса, знает все о хитростях; он известен тем, что надевал на себя наручники, а затем проплывал милю или больше, буксируя большие лодки, заполненные людьми. Но он больше, чем просто шоумен. Он изобрел несколько тренажеров, в том числе со шкивами и переключателями веса в клубах здоровья по всему миру.А его шоу The Jack LaLanne Show было самой продолжительной телевизионной фитнес-программой в эфире за 34 года.

Но меня это не впечатляет. У него есть один трюк, который, как я считаю, является его настоящей тайной силой.

Ритуал.

В возрасте 94 лет он все еще проводит первые два часа дня, тренируясь. 90 минут подъема тяжестей и 30 минут плавания или ходьбы. Каждое утро. Ему нужно сделать это для достижения своих целей: в свой 95-й день рождения он планирует переплыть от побережья Калифорнии до острова Санта-Каталина, расстояние в 20 миль.Кроме того, как он любит говорить: «Я не могу позволить себе умереть. Это испортит мой имидж ».

Итак, он последовательно и целенаправленно работает над достижением своих целей. Он делает одно и то же изо дня в день. Он заботится о своей физической форме и встроил это в свой график.

Управление временем тоже должно стать ритуалом. Не просто список или смутное представление о наших приоритетах. Это непоследовательно или преднамеренно. Это должен быть непрерывный процесс, которому мы следуем , независимо от того, какой , чтобы мы были сосредоточены на наших приоритетах в течение дня.

Я думаю, что мы можем сделать это в три этапа, которые займут менее 18 минут в течение восьмичасового рабочего дня.

ШАГ 1 (5 минут) Установите план на день. Прежде чем включить компьютер , сядьте с чистым листом бумаги и решите, что сделает этот день очень успешным. Что вы можете реально сделать для достижения ваших целей и позволить вам уйти в конце дня с ощущением, что вы были продуктивны и успешны? Запишите эти вещи.

А теперь, самое главное, возьмите свой календарь и распределите эти дела по временным интервалам, поместив самые сложные и важные дела в начало дня. И под началом дня я имею в виду, если возможно, даже до проверки своей электронной почты. Если весь ваш список не помещается в вашем календаре, измените приоритеты в списке. Есть огромная сила в том, чтобы решить, когда и где вы собираетесь что-то делать.

В своей книге The Power of Full Engagement Джим Лоер и Тони Шварц описывают исследование, в котором группа женщин согласилась провести самообследование груди в течение 30 дней.100% из тех, кто сказал , где и когда собирались это делать, сдали экзамен. Только 53% остальных сделали это.

В другом исследовании наркоманы в состоянии отмены (можно ли найти более подверженное стрессу население?) Согласились написать эссе до 17:00. в определенный день. 80% тех, кто сказал , когда и где они напишут эссе, заполнили его. Никто из других не сделал.

Если вы хотите что-то сделать, решите, когда и где вы собираетесь это делать. В противном случае вычеркните это из своего списка.

ШАГ 2 (1 минута каждый час) Перефокусировка. Настройте часы, телефон или компьютер так, чтобы они звонили каждый час. Когда он зазвонит, сделайте глубокий вдох, посмотрите свой список и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час. Затем посмотрите в свой календарь и сознательно вернитесь к тому, как вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим днем ​​час за часом. Не позволяйте часам управлять вами.

ШАГ 3 (5 минут) Просмотр. Выключите компьютер и просмотрите свой день. Что сработало? На чем вы сосредоточились? Где ты отвлекся? Что вы узнали, что поможет вам работать более продуктивно завтра?

Сила ритуалов в их предсказуемости.Вы делаете одно и то же снова и снова. Так что исход ритуала тоже предсказуем. Если вы выберете фокус сознательно, мудро и постоянно напоминаете себе об этом, вы останетесь сосредоточенным. Это просто.

Этот ритуал может не помочь вам переплыть Ла-Манш, когда вы буксируете круизный лайнер со связанными вместе руками. Но это может помочь вам покинуть офис и почувствовать себя продуктивным и успешным.

И, в конце концов, разве это не более высокий приоритет?

Как спланировать свой день для оптимальной производительности

Планирование дня — одна из самых важных вещей, которые вы можете делать каждый день.

Как говорит Брайан Трейси: «Каждая минута, которую вы тратите на планирование, экономит 10 минут на выполнении».

Выделив всего 5–10 минут каждое утро (или накануне вечером) на стратегическое планирование своего дня, вы сможете получить от своего дня значительно больше.

Нам всем дается одинаковое количество времени каждый день (24 часа), но все мы используем его по-разному. Планирование своего дня (даже недели) позволит вам эффективно использовать часы, которые у вас есть в течение дня.

В этом видеоблоге я поделюсь с вами пошаговыми инструкциями по планированию дня. Это точный процесс, через который я прохожу каждую неделю и каждый день, что позволяет мне быть суперпродуктивным.

Посмотрите видео ниже:

(Нажмите здесь, чтобы посмотреть на YouTube)

Убедитесь, что у вас есть долгосрочный план

Прежде чем я буду планировать каждый отдельный день, я всегда проверяйте, что я сбегаю с недельного плана.

Также важно упомянуть, что мой еженедельный план также основан на моих ежемесячных и годовых целях (щелкните здесь, чтобы просмотреть видеоблог о том, как ставить цели). Я всегда убеждаюсь, что у меня есть более масштабный план, к которому я двигаюсь, например, мои годовые цели или мой жизненный план.

Большая часть процесса, которому я научился, принадлежит Тони Роббинсу из его программы «Время твоей жизни». Это одна из моих любимых программ по продуктивности и тайм-менеджменту, а также программа Эбена Пагана «Wake Up Productive».

Я не собираюсь тратить много времени на процесс еженедельного планирования (то есть для другого поста), но этот процесс похож на мой процесс ежедневного планирования.

Но я не могу этого подчеркнуть: убедитесь, что у вас есть долгосрочный план, к которому вы движетесь.

Ежедневные усилия должны приближать вас к вашему долгосрочному видению и плану своей жизни. Вам нужно знать, для чего вы все это делаете, и двигаться к более широкой картине своей жизни.

Как спланировать свой день

Вот шаги, которым я следую, чтобы спланировать свой день.

1. Записывайте все, что мне нужно сделать

Выньте журнал (или приложение или что-то еще) и запишите ВСЕ, что вы можете придумать, что вам нужно сделать.

Обычно я работаю по своему недельному плану для этого, но я всегда добавляю больше вещей, которые возникают в течение моей недели, в моем процессе ежедневного планирования.

Пример того, что я мог бы придумать на сегодня:

• Утренний ритуал
• Тренировка рук
• Читать 30 минут
• Съесть 2500 калорий
• Прогуляться
• Записать видео для блога
• Опубликовать видеоблог
• Коучинговый звонок Кайл
• Коучинговый звонок Лене
• Соискатели собеседования на oDesk
• Электронная почта, графический дизайнер
• Опубликовать книгу Kindle
• Связаться с поставщиком, чтобы узнать цену
• Позвоните маме, чтобы сказать ей, что я люблю ее
• План веселое свидание на этой неделе для Татьяны
• Поблагодарите тех, кто поддержал мою кампанию «Смени героев».
• Сходи на занятия по горячей йоге с Джейсоном

Это все занятия, которые я хочу выполнить в течение дня.

Однако, вы, наверное, заметите, все они разбросаны. Это неорганизованный список.

Хотя для некоторых это может сработать, я понял одну вещь: в следующий раз важно определить, ЧТО ВЫ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ХОТИТЕ. Вместо того, чтобы просто работать над этим списком, мне нужно иметь конкретную цель, к которой я стремлюсь и к которой стремлюсь.

2. Знай свой результат

«Чего я действительно хочу?»

Это один из самых важных вопросов, которые вы можете себе задать.Я все время задаю себе этот вопрос.

Да, я хочу потренироваться сегодня. Но правда в том, что я хочу тренироваться не просто ради тренировки. Причина, по которой я работаю, — это достижение конкретного РЕЗУЛЬТАТА.

Результат, которого я пытаюсь достичь, тренируясь, — это набрать мышечную массу, оставаясь при этом здоровым и энергичным.

Вот почему следующий шаг — записать в дневник, каков ваш РЕЗУЛЬТАТ.

Например, вот что я бы написал о своем результате на новой странице в моем журнале:

Сегодня я легко добьюсь значительного прогресса в наборе мышечной массы, при этом чувствуя себя здоровым и энергичным.

Вот мой результат. Вот для чего я работаю. И теперь, когда я знаю свой результат, я могу думать о дополнительных действиях, которые могут помочь мне его достичь.

Другой пример для моего бизнеса. По какой причине я тренирую клиентов, публикую видеоблоги и записываю видео? Опять же, чтобы добиться результата.

Вот пример бизнес-результата:

Я легко добьюсь значительного прогресса в достижении своей цели — 84 000 долларов в месяц, положительно повлияв на жизни сотен тысяч людей по всему миру.

Когда вы записываете свой результат, важно убедиться, что он связан с вашими целями.

Вы также хотите, чтобы это было увлекательно и увлекательно для вас. Убедитесь, что он конкретный и ясный.

3. Знайте свою цель и причины, по которым вы этого хотите

Как только вы узнаете, чего хотите, и это записано в вашем дневнике, затем вы захотите написать, ПОЧЕМУ вы этого хотите.

Я обычно пишу под результатом небольшой абзац о том, зачем мне это нужно.Или я мог бы просто записать 3 причины в маркер, чтобы сделать это быстро.

Эти причины будут ДВИЖАТЬ вас. Это то, что даст вам топливо для огня для достижения вашего результата.

Вот несколько примеров:

РЕЗУЛЬТАТ: Сегодня я легко добьюсь значительного прогресса в наборе мышечной массы, чувствуя себя здоровым и энергичным.

НАЗНАЧЕНИЕ:

• Чувствовать себя увереннее и привлекательнее.
• Забота о своем теле — это высшее выражение любви к себе.
• Чувствовать бодрость и дорожить своим Храмом!

И еще один пример другой цели:

РЕЗУЛЬТАТ: Я легко добьюсь значительного прогресса в достижении своей цели — 84 000 долларов в месяц, положительно повлияв на жизни сотен тысяч людей по всему миру.

ЦЕЛЬ:

• Вырасти и показать себя, на что я способен!
• Моя жизненная миссия — в конечном итоге служить тысячам людей и оказывать им влияние!
• Добавляя больше ценности, я буду расти, мой доход будет расти, и я изменю жизнь!

Довольно просто, правда?

Я стараюсь кратко изложить эти причины, чтобы не тратить на это слишком много времени каждое утро.

Написав это так, я уже начну чувствовать мотивацию на свой день и взволнован, чтобы действовать. У меня уже есть план, к которому я двигаюсь.

4. Создайте свой план действий

Как только вы узнаете, чего вы хотите и почему вы этого хотите, следующим шагом будет создание вашего плана действий.

Здесь я беру ВСЕ элементы, которые я захватил ранее, и теперь систематизирую их для каждого из моих результатов.

Например, вот как я бы составил свой план действий для моих текущих результатов:

РЕЗУЛЬТАТ: Сегодня я легко добьюсь значительного прогресса в наборе мышечной массы, при этом чувствуя себя здоровым и энергичным.

НАЗНАЧЕНИЕ:

• Чувствовать себя увереннее и привлекательнее.
• Забота о своем теле — это высшее выражение любви к себе.
• Чувствовать бодрость и дорожить своим Храмом!

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ:

• Тренировочные руки
• Съешьте 2500 калорий
• Сессия горячей йоги с Джейсоном
• Прогуляйтесь
• Утренний ритуал
• Приготовьте и выпейте зеленый сок
• Прыгайте на рефрижераторе 10 минут

Знаете что еще? Теперь, когда я знаю свой результат, я могу добавить еще несколько пунктов, которые могут помочь мне достичь этого результата более эффективно.Вот почему я добавил еще несколько в приведенный выше список.

Вот пример другого моего результата за день:

РЕЗУЛЬТАТ: Я легко добьюсь значительного прогресса в достижении своей цели — 84000 долларов в месяц, положительно повлияв на жизни сотен тысяч людей по всему миру.

ЦЕЛЬ:

• Вырасти и показать себя, на что я способен!
• Моя жизненная миссия — в конечном итоге служить тысячам людей и оказывать им влияние!
• Добавляя больше ценности, я буду расти, мой доход будет расти, и я изменю жизнь!

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ:

• Запись видео для блога
• Опубликовать видеоблог
• Тренер Кайл
• Тренер Лене
• Тренер Вилли
• Собеседование с кандидатами на oDesk
• Дизайнер электронной почты
• Опубликовать Kindle book
• Связаться с поставщиком для получения предложения
• Ответить на комментарии в блоге / видео
• Перейти к следующему модулю Amazing Selling Machine
• Подготовить 10 аудиокниг для публикации Audible
• Заказать 10 новых книг Kindle

Как видите, ВСЕ эти действия подтверждают мой результат.Но опять же, теперь я могу придумать больше вещей, которые я могу добавить в список, чтобы лучше достичь своего результата.

Затем я бы продолжил этот процесс для любых других результатов, которые у меня есть в течение дня, например, для моих отношений (на основе элементов, которые я зафиксировал ранее), и для вклада.

Каждый день у меня разные результаты. Он основан на вопросе: «Чего я хочу?» и записи того, что мне нужно сделать.

Пройдя этот простой трехэтапный процесс, у меня теперь есть четкий план на день.

Далее, я всегда уделяю приоритетное внимание каждому пункту действия. Я напишу цифру 1 рядом с самым важным элементом, цифру 2 — для 2-го по важности и т. Д.

Это помогает мне определить, над чем я должен работать наивысшим приоритетом в течение дня.

Планируйте и организовывайте еще больше

Как видите, этот метод намного эффективнее, чем «Список дел». Это создание мощного плана на день, который мотивирует вас и дает больше удовлетворения для выполнения ваших задач.

Чтобы пойти дальше, Я всегда обязательно записываю эти действия в ГРАФИК.

Я использую приложение «Календарь» на своем iPhone и точно планирую, когда пойду в спортзал. Я также планирую свои коучинговые звонки, когда я собираюсь записывать видеоблоги, публиковать видеоблог, ходить на горячую йогу с Джейсоном и т. Д.

Запланировав точное время в моем календаре, я точно знаю, КОГДА это случится. Я не оставляю это на усмотрение «всякий раз, когда у меня есть время», потому что, как мы оба знаем, ваше время может быть легко отнято другими вещами.

Это ПРОАКТИВНО с вашим временем, а не РЕАКТИВНО.

Еще один совет по управлению временем — использовать таймер во время работы.

Если я пойду в спортзал, у меня есть установленные временные рамки, когда я закончу тренировку.

Если я публикую видеоблог, я использую таймер и устанавливаю его на 45 минут, а затем работаю так быстро, как могу, чтобы достичь этого за этот период времени.

Использование таймера повышает срочность и помогает вам не сбиться с пути.Это поможет вам избежать любых отвлекающих факторов и убедиться, что вы следуете своему плану.

И последний совет…

Используйте кредитное плечо!

Я всегда думаю о способах, которыми я могу передать вещи другим людям.

Речь идет о том, чтобы работать умнее, а не усерднее.

Я нанимаю виртуальных помощников и других квалифицированных фрилансеров и работаю с ними, чтобы помочь мне быстрее достичь своих целей. Вот почему я использую графических дизайнеров, писателей для моих книг по Kindle и виртуальных помощников, чтобы публиковать и делать для меня определенные вещи.

Это значительно облегчает мне жизнь. Затем я могу сосредоточиться на самом важном, в чем я лучше всех.

Отпразднуйте свой день

Когда вы предпринимаете действия и отмечаете свои действия, не забывайте УПРАЗНАТЬ свой прогресс.

Чем больше вы отмечаете и подтверждаете себя, тем более продуктивным вы будете. Это начнет привязывать эмоции успеха к действию, которого вы и хотите.

Также… возможно, вы не выполнили все из своего списка.

НОРМАЛЬНО!

Для меня невозможно выполнить все, что есть в моем списке. Причина в том, что я всегда добавляю все больше и больше предметов.

Цель состоит в том, чтобы убедиться, что вы выполнили свои ОСНОВНЫЕ ПУНКТЫ ДЕЙСТВИЙ, а не ВСЕ их.

Те, которые я не успеваю сделать, я просто переношу в свой план на следующий день.

Пока я получаю максимальное кредитное плечо, выполняю самые важные дела — мой день будет успешным. Даже если это ОДИН действительно важный предмет, я буду счастлив.

Вы хотите сосредоточиться на достижении прогресса, а не стремиться к совершенству.

Это то, что помогло мне спланировать свой день.

Существует множество методов и философий, поэтому важно пробовать другие и делать то, что РАБОТАЕТ лучше всего для вас.

Как я уже упоминал, Time Of Your Life от Тони Роббинса и Wake Up Productive от Эбена Пагана — это фантастические программы для управления временем, которые стоит проверить, если вы хотите узнать об этом больше.

Это как планировать день.. Избавьтесь от беспокойства и перегруженности занятостью… | Деб Кнобельман, доктор философии | The Startup

Завтра я уезжаю из города с семьей.

У меня много работы, прежде чем мы сядем в самолет.

Я проснулся с мыслями, которые крутятся вокруг повторов: работа, письмо, дела, дети, еда, уборка, собака. Все, что я хочу или должен сделать сегодня. Снова и снова. Я знал, что был потрясен этим днем.

Итак, я это спланировал.

И теперь я знаю, что сегодня утром у меня есть полтора часа, чтобы написать.Плюс подушка сегодня вечером, чтобы перечитать и отредактировать. И я точно знаю, когда выполняю все остальные свои задачи. И какие мелкие занудные дела не нужно делать сегодня.

Лучшая часть планирования дня — это то, что Я не трачу время на беспокойство о том, когда я все это сделаю . Потому что я уже знаю.

Вот как я это делаю:

Составьте список

Я записал все безумные вещи, которые были в моей голове. На самом деле это было не так, как я думал.Когда вы думаете об одном и том же снова и снова, это похоже на торнадо от Волшебника страны Оз. Когда вы записываете их на листе бумаги, вы понимаете, что объем ваших дел превращается в легкий ветерок.

Вот что интересно: список занял у меня всего пару минут.

Я вернулся к нему через несколько минут, чтобы убедиться, что ничего не пропустил. Но составление списка совсем не требует времени. Потому что это уже было в моей голове.

Решите, сколько времени займет каждая вещь

На некоторые вещи из вашего списка потребуется 15 минут или меньше.Я группирую эти вещи вместе. В моем случае это такие вещи, как приостановка отправки почты, пока нас нет в городе. Маленькие мелочи. Я сгруппирую эти вещи вместе.

Тогда есть более длинные вещи. Письмо. Завершение последних частей консалтингового проекта. Каждому из них нужен как минимум час, если не несколько часов. Поскольку у меня остался только один рабочий проект, я знаю, что могу потратить весь «рабочий» промежуток времени на одну вещь, которая помогает.

Итак, я записал в свой список , сколько времени займет каждая вещь .И сгруппировал более короткие предметы, которые я могу делать в одном месте.

Опять же, этот шаг занял у меня всего несколько минут.

Определите открытые временные интервалы дня

Прямо сейчас у меня есть несколько свободных часов. В 4 часа мне нужно забрать детей из лагеря. Обычно мы тусуемся после лагеря или школы, а затем ужинаем с 17:30 до 18:00. Мои дети ложатся спать довольно поздно, около 9 вечера. Но после ужина муж обычно что-то с ними делает, например, бросает бейсбольный мяч.Итак, я знаю, что 4–7 пенсов не лучшее время для задач, потому что я буду со своей семьей. Но после 7p у меня есть некоторая «простор для маневра» для вещей, которые не совсем выполнены.

Это означает, что мне нужно выполнить основную часть своей деятельности до 15:45 (когда мне нужно выйти из дома, чтобы забрать лагерь).

Это дает мне еще 6 часов, чтобы все закончить.

Шесть часов — это много времени.

И снова этот шаг занял у меня всего несколько минут.

Расписание каждого действия

Наконец, я выясняю лучший временной интервал для каждого действия.

Что касается того, что кажется мне наиболее срочным или необходимым, я сначала планирую это. Сегодня все мелкие мелочи, которые мне нужно сделать. Большинство из них связаны с компьютерными задачами и телефонными звонками. Итак, я сделаю это в первую очередь. Все вместе они должны занять около часа. Итак, на всякий случай я планирую 1 час 15 минут. Никогда не знаешь, как долго я могу ждать.

Затем я хочу закончить этот рабочий проект. На самом деле это не до следующей недели, но я знаю, что не хочу работать над этим в отпуске.Итак, я закончу его сегодня и не буду об этом беспокоиться. Это займет около 2 часов. Я сделаю это дальше.

Я планирую 20 минут на обед.

После этого я напишу. Я хочу быть «в моменте», когда буду в отпуске со своей семьей, поэтому я не уверен, как часто буду писать на следующей неделе. Я хочу закончить сегодня работу. Я потрачу 1,5 часа на то, чтобы писать. А затем, если необходимо, перечитайте, отредактируйте и отредактируйте сегодня вечером после 7p. С целью публикации сегодня вечером или завтра.

Для записи Еще нужно установить таймер . Письмо погружает меня в глубокое состояние «потока», когда я занят и теряю счет времени. Итак, я установил таймер на своем телефоне и начал писать. Мне не нужно все время смотреть на часы. Я знаю, что мой телефон сообщит мне, когда мне нужно перейти к следующей задаче.

Наконец, все дела уводят меня из дома. У меня на это осталось около часа, и я могу забрать своих детей по дороге домой.

Составляя расписание, я понимаю, что часа может быть недостаточно для выполнения всех поручений.Так что я планирую сначала заняться делами, которые мне следует делать без детей. Для выполнения поручений, таких как поездка в Target, я могу взять с собой детей после того, как заберу их. Мы все еще должны быть дома к 17:00, у нас еще много времени на ужин.

Это напомнило мне, что сегодня у меня нет времени готовить ужин. Поэтому мне нужно спланировать, чтобы либо забрать что-нибудь, либо найти достойный вариант заказа. Но я знаю, что это так, и в конце дня ужин меня не удивит.

Эта часть заняла у меня немного больше времени. Это немного похоже на сборку пазла.

Но было все еще меньше 15 минут .

Сделайте глубокий вдох. Затем выполнить.

И вот мой день. От начала до конца весь день занял около 20 минут, чтобы составить график . И теперь мне не нужно тратить время на то, чтобы беспокоиться об этом.

Я точно знаю, что я могу и не могу делать и когда. Я знаю, что есть время, чтобы все это сделать. И все, что не вошло в этот список, может подождать до окончания отпуска.

Самое главное, этот день меня больше не волнует. Мои мысли не бегают. Я могу сосредоточиться на исполнении.

Как планировать свой день и быть очень продуктивным

Просыпаться, собираться, спешить на работу, проверять электронную почту, работать над задачами и возвращаться домой. Следуете ли вы аналогичному графику, когда вы работаете в режиме автопилота, не контролируя свой день?

Когда вы в последний раз использовали план в течение дня или недели? Часто ли вы работаете над одной задачей за другой, не имея конкретного плана?

Из этой статьи вы поймете, как работать со списками дел для оптимальной производительности.Большинство списков дел длинные и редко обновляются. Этот простой метод не только обеспечит небольшой список дел, но и обеспечит выполнение вами задач одну за другой.

В этом упражнении вы узнаете, как эффективно управлять своим днем, создав 2 простых списка. Это упражнение проведет вас через пошаговый процесс создания этих списков и их обновления.

Эта статья — Шаг 7. Только 10% людей эффективно планируют свой день. Ты? 3-фазного превращения в сверхчеловеческую продуктивность.Вы можете начать прямо с шага 1, открыв индекс здесь.

Чтобы понять цель деятельности, я рекомендую вам прочитать статью. Но если вы заняты пчелами, вы можете сразу перейти к упражнению.

Обычный поток выполнения задач

Более 75% людей проводят свой день без плана, переходя от одной задачи к другой. Иногда день проходит хорошо, и чаще всего день проходит, не работая над ключевыми вещами.Нормой является откладывание их на будущее, классический случай промедления. Нередко заканчивается день, просто вспоминая то, что требовалось завершить в этот день.

Авраам Линкольн сказал: «Если бы мне дали 8 часов, чтобы рубить дерево, я бы потратил 6 часов на то, чтобы точить свой топор».

Если у вас есть список дел, это не значит, что вы спланировали свой день. Если весь ваш список дел помогает вам запоминать одну срочную задачу за другой, значит, вы проживаете день без плана. Чтобы быть продуктивным, вы должны спланировать свой день. Вам не нужно входить в режим планирования дня накануне вечером. Все, что вам нужно, это 5-минутный план в начале дня, который согласовывает ваш список дел с вашими долгосрочными целями.

Ваш список дел должен включать в себя задачи, которые не нужно выполнять сегодня, но которые позволяют продвигаться к вашим долгосрочным целям. Только тогда вы можете считать, что ваш список дел работает над планом.

Когда список дел НЕ является планом на день?

Рассмотрим два списка ниже.

Вы видите разницу между ними? На первый взгляд кажется, что оба выполняют много задач. Посмотри внимательнее.

Вы заметите, что список дел Бена содержит только несколько срочных задач. Ни одна из его задач не помогает ему добиться какого-либо прогресса (по крайней мере, напрямую) в достижении его долгосрочных целей. Большинство его задач попали в список из-за последствий дедлайнов.

В списке дел Джека тоже есть такие срочные задачи (пункт 5,6).Однако все остальные его задачи направлены на достижение его долгосрочной цели — стать писателем. Вместе с тем, он даже уделяет время обдумыванию решения постоянно повторяющейся проблемы.

Большинство списков дел похожи на списки Бена. Это создает иллюзию того, что вы эффективны, выполняя одну задачу за другой.

Это иллюзия продуктивности, потому что ни одна из этих задач не поможет в долгосрочной перспективе. Конечно, они могут помочь вам повысить зарплату в этом году.Но задумывались ли вы, является ли повышение зарплаты из года в год вашей долгосрочной целью? Если вы не знаете, какова ваша цель, вы должны определить ее, ответив на эти 3 вопроса.

Проблемы не планировать свой день

Если вы посмотрите на список дел Джека, у него нет сложного плана, такого как приоритет или конкретный временной интервал. В первую очередь он отличается только тем, что сосредоточен на долгосрочной перспективе, имея несколько важных вещей, над которыми нужно работать в течение дня.

Список дел не может быть полностью лишен срочных дел. Что-то сломается, телефон зазвонит, люди будут подходить к вам, и многие повседневные дела требуют вашего внимания, даже если вы хотите работать над своей долгосрочной целью. Проблема в том, что только эти задачи занимают весь ваш день.

В конечном итоге вы полностью погрузитесь в эти задачи. В результате ваши долгосрочные цели не будут привлекать ни внимания, ни усилий. Без усилий ваши долгосрочные цели останутся неизменными, а повседневные рутинные задачи будут выполнены. Вы также не чувствуете никакого воздействия, потому что долгосрочные цели сильно отличаются от повседневных задач.

Вот самые скрытые характеристики ваших долгосрочных целей, которые являются полной противоположностью срочной задачи.

• Несрочные: Если вы не работаете над вашими долгосрочными целями, никаких последствий не будет. А для срочной задачи, если вы не исправите ошибку к сроку, у вас будут проблемы.
• Никто не следит: Ваши долгосрочные цели — это просто ваши цели. Никто не заботится о них, кроме вас. Никому не наплевать, если вы отложите их на будущее.
• Легко отложить: Поскольку они не являются срочными и не отслеживаются другими, очень легко просто отложить их на будущее. Однако, если вы откладываете ежедневное задание, вы должны кому-нибудь ответить.

Проще говоря, над долгосрочными целями нельзя работать без плана, потому что их легче всего отложить и отложить.

Вот почему неспособность спланировать свой день приводит к сожалению и ослаблению внимания. В долгосрочной перспективе прохождение дня без плана приводит к потраченным впустую дням, которые постепенно превращаются в недели, которые постепенно превращаются в месяцы и годы.

Не все списки дел могут это изменить. Некоторые люди считают, что у них все под контролем, потому что они работают со списком дел. Однако многие из этих списков дел уже давно валяются. Они обновляются редко и иногда не посещаются целыми днями вместе. Просто список дел не поможет. Ключ к созданию эффективного списка дел — сделать его максимально простым.

Вы можете использовать еженедельный планировщик, чтобы лучше подготовиться и успеть сделать больше.

Преимущества планирования дня

Прежде чем вы узнаете, как составить простой и эффективный план на день, вот основные преимущества наличия одного

1. Вы делаете намного больше за день: Сила записать то, что вам нужно выполнить в этот день, превосходит магию. Это приводит вас к подсознательному осознанию. Он напоминает вам о том, что вас ждет в этот день, и служит напоминанием о том, что нужно выполнить.

2.Вы потратите гораздо меньше времени: Когда вы проведете день без плана, вы начнете свой день со случайного задания, которое нужно выполнить. Как только эта задача будет завершена, вам нужно подумать, над какой задачей вы должны работать дальше. Между тем, вы, естественно, испытываете искушение тратить свое время, проверяя свой телефон, просматривая социальные сети, просматривая случайное видео на YouTube, убеждая себя, что это утешение за выполненную задачу.

Часто выполнение задачи занимало около 15 минут.Награда за потраченное время на его выполнение, просмотрев видео, превышает 30 минут, прежде чем вы возьмете следующее задание. Если у вас есть четко определенный список дел, которые нужно сделать в этот день, вы будете склонны как можно скорее выбрать следующую задачу в своем списке.

3. У вас возникает прилив дофамина каждый раз, когда вы отмечаете один элемент списка как завершенный: Дофамин — это химическое вещество, выделяемое вашим мозгом, которое поддерживает вашу жизнедеятельность. Будь то радость от выполнения задания или тяга к новой сигарете.

Вы помните чувство, которое невозможно объяснить словами, которое возникает, когда вы выполняете задание? Это то чувство, которое побуждает вас выбрать следующий и отметить его как завершенный. Это дофамин в игре. Одна задача приводит к другой, что приводит к эффекту снежного кома, когда вы выполняете массу задач к концу дня.

4. В конце дня у вас нет сожалений: Гарантируется, что вы закончили день, выполнив все или большую часть того, что вам нужно было сделать за день. У вас будет спокойный сон и чувство удовлетворения. Удовольствие от хорошо проведенного дня побуждает снова провести следующий день плодотворно.

Прочтите подробное руководство о том, как перестать тратить время зря

Как спланировать свой день

Теперь, когда преимущества очевидны, вот несколько советов по планированию дня.

Вы можете выбрать традиционный способ печати пером и бумагой или сделать это в текстовом редакторе на вашем компьютере или телефоне.Использование таких приложений, как Wunderlist или Evernote, тоже очень хорошо подходит для этой цели. Лично я использую смесь бумаги и Wunderlist. Причина, по которой я до сих пор использую бумагу, заключается в том, что когда вы ставите галочку на бумаге как готовую, а не делаете это в приложении, возникает божественное удовлетворение. Вы можете попробовать их оба и посмотреть, что лучше всего подходит для вас.

Разбиение задач на 2 простых списка

1. Задачи, которые нужно выполнить сегодня

2. Незавершенные задачи

Если вы используете для этого приложение, легко перемещать объекты из одного раздела в другой.Если вы любите ручку и бумагу, вы можете использовать две страницы в тетради каждый день, по одной для двух вышеуказанных разделов.

Вы начинаете с чистого листа или бумаги на день, записывая все, что, по вашему мнению, необходимо выполнить в течение дня.

Когда вы делаете это в первый раз, вы сначала начнете заполнять список ожидающих завершения задач.

Нет необходимости иметь порядок задач, над которыми нужно работать, устанавливать приоритет или крайний срок.Просто напишите все, что, по вашему мнению, должно быть выполнено в этот день. Не пытайтесь выполнить это задание в спешке, чтобы выбрать задачу для начала работы. С утра первым делом проводите хотя бы 15 минут в день, составляя этот список.

Ключевым элементом при создании этого списка является включение как минимум 2 задач, которые будут способствовать достижению ваших долгосрочных целей.

Работа над планом на день

Для начала, после того, как вы заполнили этот список, вы просматриваете пункты в ваших задачах, ожидающих завершения, один за другим.Если задачу можно выполнить сегодня, вы переместите ее в раздел «Задачи для завершения сегодня». В противном случае оставьте его в списке «Задачи, ожидающие завершения».

Затем вы просто выбираете одну задачу из раздела «Задачи, которые нужно выполнить сегодня» и приступайте к работе. Заполните его и отметьте или снимите отметку, указав, что он завершен. Все, что вам нужно сделать, это посмотреть на этот список, когда вы закончите с одной задачей. Теперь у вас сразу же есть следующая задача, над которой можно поработать.

В конце концов, если вы не выполните все перечисленные задания, не нужно ругать себя.Вместо этого вам следует похвалить себя за те задачи, которые вы на самом деле выполнили.

Если вам не удалось их все выполнить, не переживайте. Именно для этого и предназначен другой раздел «Задачи, ожидающие завершения». Вы смотрите на задачи, которые были отложены сегодня, на следующий день.

Вот подробная статья о том, как спланировать свой день и сделать его эффективным.

Составление распорядка на день

Вы начинаете следующий день точно так же, записывая то, что нужно сделать, в список ожидающих завершения задач. Опять же, вы должны убедиться, что упомянули как минимум 2 задачи, которые позволяют достичь ваших долгосрочных целей.

В конце вы также по очереди просматриваете свой список «Задачи, ожидающие завершения». Если вы считаете, что задачу можно выполнить сегодня, переместите ее в список «Задачи, которые нужно выполнить сегодня». Если задачу невозможно выполнить сегодня, оставьте ее там, если используете приложение. Если вы используете бумагу, вы записываете ее в список «Задачи, ожидающие завершения» на сегодня.

Теперь у вас есть список дел, которые нужно завершить. Любые новые задачи, над которыми вам нужно работать, должны добавляться ежедневно. Все незавершенные задачи по-прежнему отображаются. Они будут привлекать ваше внимание, следя за тем, чтобы ничего не ускользнуло.

Вам также следует включить в список задачи, которые вы должны постоянно выполнять ежедневно, чтобы помочь вам добиться прогресса в достижении ваших долгосрочных целей. Для тех, кто хочет стать писателем и работать на полную ставку, вот пример ежедневного плана для справки.Как только вы наметите свой день, на чем нужно сосредоточиться, вы станете намного более продуктивным.

Задач, которые нужно выполнить сегодня:

• Я писал в течение 2 часов
• Я читал в течение 1 часа
• Я отправил отчет об анализе своему менеджеру
• Я потратил 30 минут на обдумывание решения проблемы узкого места в сервисе в моей команде
• Я опубликовал 1 сообщение на моей странице в Instagram

Задачи, ожидающие завершения:

• Я написал письмо г.X запрашивает гостевой пост в моем блоге
• Я придумал название для моей следующей книги
• Я пришел с планом служебной аттестации членов моей команды

Конечно, есть более сложные способы организации. -Составьте списки. Дэвид Аллен проделал фантастическую работу, объединив все это в своей книге «Как добиться цели». Такие структуры списков дел подходят для одних и слишком сложны для других. Я лично использую некоторые из его советов и пропускаю те, которые мне не подходят.

Список дел, которые нужно остановить, становится длиннее

Одна из наиболее частых проблем, с которыми сталкивается список дел, — это то, что со временем список становится все длиннее. Ваш список дел вырос до такой длины, что вы больше боитесь даже смотреть на него?

Задумайтесь на мгновение о проблеме. Можете ли вы определить причину, по которой ваш список на сегодня становился все больше и больше?

Вы могли получить ответ, но если нет, позвольте мне объяснить почему. Ваш список дел растет, потому что вы планируете больше, чем делаете. Нет сомнений в том, что вам нужно планировать, но действие приносит результат. Один мудрый человек однажды сказал: «Видение без действия — это мечта, а действие без видения — кошмар». Вы должны найти золотую середину, балансируя между планированием и действием. Если вы планируете выполнить задачу, а не выполняете ее регулярно, у вас есть проблема, которую нужно решить.

Как предотвратить накопление незавершенных задач в вашем списке

Как люди, мы получаем прилив дофамина каждый раз, когда выполняем задание.Когда вы начинаете выполнять задачи, у вас появляется тенденция продолжать добавлять задачи в список дел, чтобы вы могли выполнить задачу и получить дозу дофамина. Приятно себя чувствовать, не правда ли?

Вот несколько советов, которые помогут предотвратить превращение вашего списка в груду мусора, состоящего из незавершенных задач.

Определите, действительно ли задача важна:

Чаще всего много задач, добавленных в список, не обязательно должны быть там. Расставляя приоритеты, будьте жестокими и жестокими.Если задача не помогает вашей цели, не добавляйте ее. Если вы определили свою долгосрочную цель, ответив на 3 вопроса, вы уже знаете, чего преследуете. Если текущая задача не помогает вам прямо или косвенно приблизиться к тому, что вы преследуете, не добавляйте задачу в список.

Не добавляйте очевидных задач для прилива дофамина:

Мы любим дофамин и хотим его больше. Не добавляйте задачу только ради дофамина. Например, вы знаете, что проверяете электронную почту и отвечаете человеку X.Не добавляйте то же самое, что и задачу, в свой список дел. Идея всегда должна заключаться в том, чтобы ваш список дел был коротким.

Не добавляйте когда-нибудь элементы:

Если вы планируете выполнить какую-то задачу в будущем, не объединяйте ее с другими задачами, требующими немедленных действий. Вы не можете иметь в одном списке «Пройти 7-дневный поход» и «Рассчитать маркетинговый бюджет на следующий месяц». Для таких задач есть отдельный список «Когда-нибудь / Может быть». Я расскажу о более подробном подходе к разделению задач с использованием упрощенной версии метода Getting Things Done для отслеживания ваших мыслей и рабочего процесса.

Запишите свои ежедневные задачи отдельно на бумаге:

Большинство людей отслеживают свои дела в приложении. Вместе с приложением используйте блокнот, чтобы записывать свои ежедневные задачи. Стремитесь выполнять не более 3-4 важных задач в день.

Вы можете спросить, не излишне ли записывать задачи, когда они уже есть в списке дел? Да, ты прав. Однако, несмотря на избыточность, записывание целей приводит к большему выбросу дофамина.Кроме того, когда вы записываете свои задачи на день, вы вынуждены расставлять приоритеты. Записывание увеличивает ваши шансы на выполнение задач вовремя.

Синхронизируйте список дел с календарем:

Добавление крайнего срока увеличивает ваши шансы на выполнение задачи. Убедитесь, что у вас разумный срок. Если вы установите слишком сжатые сроки, у вас снова появится длинный список дел. Если вы установите мягкий срок, вы не выполните никаких задач.

Многие приложения предоставляют функцию синхронизации крайнего срока с календарем.Например, Wunderlist может синхронизировать срок выполнения как мероприятие на весь день в вашем календаре. Не устанавливайте время, потому что ваша задача попадет в временной интервал.

Чистите свой список дел каждый день:

Если вы не просматриваете свой список дел каждый рабочий день, вы никогда не почувствуете его эффективности. Использование списка дел без энтузиазма приносит больше вреда, чем пользы. Если вы используете свой список дел в течение нескольких дней и игнорируете его в некоторые дни, ваша эффективность при выполнении задач снизится.

Когда вы добавляете задачи, вы говорите своему мозгу, что я вел учет задачи в моем списке, поэтому я позабочусь о ней. Если вы не просматриваете список каждый день, вы только сбиваете с толку свой мозг.

Заключение

Подводя итог, цель этой статьи — помочь вам создать простую систему для отслеживания ваших повседневных задач наряду с вашими долгосрочными целями. Вам не нужно придумывать сложные стратегии, чтобы планировать свой день.

Сделайте простую разбивку задач, которые нужно сделать сегодня, и тех, которые еще не решены.Это значительно упростит весь процесс и сохранит вашу организацию. Помните, что эффективный список дел — это тот, в котором есть несколько ключевых задач, над которыми нужно работать в течение дня, которые позволяют продвигаться к вашим долгосрочным целям. Если вы сделаете простую разбивку, результаты придут, когда вы будете придерживаться плана.

Без каких-либо задач по достижению ваших долгосрочных целей весь ваш список дел станет недействительным в долгосрочной перспективе.

Пользуетесь ли вы другими способами организации списка дел или нет, главное — иметь эффективный.Как вы думаете, какой из них служит лучшему благу? Сложная структура с большим количеством деталей, которая редко привлекает ваше внимание, или простая, которую вам всегда удается поддерживать в актуальном состоянии?

Оставьте комментарий о вашем методе работы со списком дел. Разные люди сталкиваются с разными проблемами при выполнении своих задач. Некоторые не начинают работу над задачами, некоторые склонны откладывать дела на потом, у некоторых список накапливается. У каждого сценария есть свое решение. Сообщите мне, с какой проблемой вы сталкиваетесь при работе со своим списком дел, и я сделаю все возможное, чтобы помочь.

Эта статья — Шаг 7. Только 10% людей эффективно планируют свой день. Ты? 3-фазного превращения в сверхчеловеческую продуктивность. Вы можете начать прямо с шага 1, открыв индекс здесь.

Моя цель — помочь миллионам людей осуществить свои мечты. Поделитесь статьей и помогите мне с этой миссией.

Вам не нужна награда, чтобы присоединиться к Продуктивному клубу, не так ли?

Просто и понятно. Вы нашли то, что только что прочитали, полезным? Отлично, тогда получите больше таких советов, чтобы поднять вашу продуктивность.Присоединяйтесь к Продуктивному клубу.

Максим Дсуза более десяти лет экспериментировал и находил различные методы управления временем для повышения своей продуктивности. Он хорошо понимает тот факт, что время — это ограниченный товар, и старается рассчитывать каждую секунду. У него большой опыт руководства стартапами, малым бизнесом и крупными корпорациями.

Он помог людям разных профессий и возрастных групп обрести ясность в своих целях, улучшить внимание, пересмотреть свои навыки управления временем и развить понимание своих психологических когнитивных предубеждений.

.